Pourquoi et comment utiliser un logiciel de notes de frais ?

Un employeur doit obligatoirement rembourser les frais professionnels de ses salariés (repas, déplacements, logement, etc.). 

A cet effet, les salariés lui remettent un document pour justifier et détailler la dépense : il s’agit des notes de frais. Les notes de frais nécessitent un traitement méticuleux de l’employeur et impactent la fiche de paie du salarié. 

Pour assurer le remboursement des frais tout en évitant de se perdre sous une montagne de demandes, l’employeur peut faire appel à des outils de gestion automatisée des notes de frais.

Parmi ces outils, le logiciel de notes de frais sert à centraliser les notes de frais en optimisant leur gestion, permettant ainsi à l’employeur de gagner du temps. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des notes frais ? Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais ? Comment choisir le meilleur outil de notes de frais ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un logiciel de note de frais ?

Alors qu’il s’agit d’une démarche incontournable pour l’employeur, la saisie manuelle des notes de frais est longue et laborieuse. 

En effet, les employeurs enregistrent souvent les notes de frais de leurs salariés dans un tableau Excel (n’hésitez pas à consulter notre modèle de notes de frais). Il faut ensuite intégrer les données à la paie pour modifier en conséquence les fiches de paie des salariés concernés. 

Toutefois, avec l’essor des nouvelles technologies, de nouveaux outils ont été créés pour améliorer la gestion administrative des entreprises. 

C’est notamment le cas pour la gestion des notes de frais. 

De plus en plus d’entreprises utilisent au quotidien des programmes pour comptabilisation des notes de frais. 

Parmi ces outils, le logiciel de notes de frais ou logiciel de gestion des frais professionnels, est devenu un outil incontournable. 

Le logiciel de notes de frais permet de saisir les notes de frais de chaque salarié grâce aux justificatifs comptables (factures), au fur et à mesure des dépenses.

L’intérêt principal du logiciel de note de frais réside dans le fait que l’employeur n’est pas nécessairement chargé d’enregistrer lui-même les dépenses : les salariés peuvent les déclarer eux-mêmes. L’employeur ou le manager reçoit alors une notification afin de valider ou annuler la demande de remboursement du salarié.

💡 Bon à savoir : certains employeurs ne sont pas préoccupés par le remboursement des notes de frais, mais par leur traitement comptable. Sachez que pour automatiser les écritures comptables, il est possible d’utiliser un logiciel de note de frais open source (autrement dit, personnalisable), qui offre la possibilité de pré-remplir automatiquement les rubriques des comptes à inscrire. 

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais ? 

Tous les logiciels de notes de frais ne proposent pas exactement le même produit. 

Toutefois, on retrouve généralement des fonctionnalités communes : 

• application de notes de frais disponible sur mobile et/ou ordinateur ; 

• saisie très simple des notes de frais en prenant en photo la facture ; 

• saisie effectuée directement par le salarié depuis son espace personnel ;

• validation simplifiée des notes de frais par les managers ; 

• transmission automatique des informations à la comptabilité ; 

• automatisation de la politique de notes de frais de l’entreprise (montant plafond de remboursement, etc.).

Finalement, ce type de logiciel a pour objectif de simplifier et digitaliser votre processus de notes de frais.

💡 Bon à savoir : il existe en ligne des logiciels de notes de frais gratuits. Toutefois, il s’agit généralement de solutions limitées au niveau des fonctionnalités qu’elles proposent. 

Comment choisir son logiciel de notes de frais ? 

Les critères pour choisir un logiciel de notes de frais optimal

En matière de gestion de notes de frais, les logiciels proposés sont nombreux. 

Or, le choix d’un logiciel adapté à vos besoins spécifiques est important. 

Comme dit précédemment, tous les logiciels de gestion des notes de frais ne proposent pas nécessairement les mêmes fonctionnalités. 

Il faut donc regarder attentivement les fonctionnalités prévues par le logiciel et vérifier si cela colle avec vos besoins. 

Par ailleurs, puisque la gestion des notes de frais consiste en un traitement social et fiscal des notes de frais, il est indispensable d’opter pour un logiciel de notes de frais juridiquement fiable. 

Enfin, le prix est un critère non négligeable. Assurez-vous que le prix est la hauteur du service offert et que votre entreprise pourra le supporter à long terme. 

PayFit : un logiciel de gestion de notes de frais simple et efficace

PayFit propose un logiciel de paie et RH qui contient un module permettant la gestion des notes de frais de vos salariés. 

Chaque salarié dispose d'un espace personnel, depuis lequel il peut saisir ses propres notes de frais. 

Grâce à une technologie de reconnaissance de caractères qui scanne et extrait les informations du justificatif de paiement, la note de frais est automatiquement générée et envoyée pour validation au manager.

Si celui-ci valide la dépense, PayFit ajoute automatiquement le montant total des notes de frais au bulletin de paie du salarié du mois en cours, dans une ligne "Notes de frais".

Ce logiciel de note de frais permet également d’accéder à une synthèse de toutes les notes de frais de votre entreprise. 

Tous les justificatifs sont dématérialisés et téléchargeables.