Comment établir les dossiers du personnel dans votre entreprise ?

Le dossier du personnel n’est pas obligatoire dans une entreprise. Toutefois, il est souvent indispensable à la bonne gestion des ressources humaines de votre entreprise. 

En effet, le dossier du personnel permet de conserver tous les documents et informations utiles relatifs aux ressources humaines et à la paie de chaque salarié de votre entreprise. 

Le dossier du personnel, également appelé dossier salarié, vous permet de suivre le parcours professionnel d’un salarié : de son recrutement à son départ de l’entreprise. 

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment établir les dossiers du personnel, les informations à y faire figurer ainsi que la manière dont les classer ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que le dossier du personnel ? 

Le dossier du personnel est un outil essentiel pour la gestion du personnel votre entreprise. En effet, il vous facilite la gestion des ressources humaines et vous permet de suivre l’évolution de carrière vos salariés. 

Il n’y a aucune obligation légale pour la création ou la gestion des dossiers du personnel. 

Toutefois, il est possible que le dossier du personnel soit réglementé par votre convention collective. 

⚠️  Attention : il est donc important de vérifier si votre convention collective vous impose un contenu ou une structure pour les dossiers du personnel de votre entreprise. 

Concrètement, le dossier du personnel contient toutes les informations importantes de vos salariés aussi bien pour la gestion des ressources humaines que pour la gestion de la paie. Ce dossier salarié peut être tenu au format papier ou sous forme numérique. 

💡 Bon à savoir : les informations stockées dans le dossier du personnel sont personnelles et confidentielles. 

Il vous est recommandé de constituer un dossier du personnel dès l’entrée du salarié dans l’entreprise afin de ne pas égarer de documents le concernant. Pour l’établir, vous pouvez vous aider d’un modèle de dossier du personnel. 

⚠️  Attention : il ne faut pas confondre le dossier du personnel avec le registre unique du personnel. 

Que doit contenir le dossier du personnel ? 

En principe, il n’existe aucune obligation concernant le contenu du dossier du personnel. Toutefois, il est important d’y faire figurer les informations et documents suivants :

Informations du salarié 

En principe, le dossier du personnel contient toutes les informations essentielles du salarié, c’est-à-dire : 

• son nom, prénom et sexe ; 

• sa date et son lieu de naissance ; 

• ses coordonnées : son adresse et son numéro de téléphone personnel ; 

• son numéro de sécurité sociale ; 

• la liste des personnes à prévenir en cas d’urgence ; 

• etc. 

Le dossier du personnel peut également contenir d’autres informations moins importantes, comme notamment :

• la situation familiale du salarié ; 

• des échanges écrits entre le salarié et votre entreprise ; 

• les avis d’arrêts maladie et les éventuelles correspondances avec la médecine du travail ; 

• les demandes et autorisations des congés payés et des absences. 

Documents 

Le dossier du personnel est également utile pour stocker les documents relatifs à chaque salarié dans votre entreprise. C’est le cas notamment des documents suivants :

• dossier de recrutement (CV, lettre de motivation, copie des diplômes, notes relatives aux entretiens d’embauche, etc.) ; 

• contrat de travail du salarié ; 

• éventuel avenant au contrat de travail ; 

• les visites médicales faites par le médecin du travail ; 

• entretiens individuels et de performance ; 

• bulletins de paie et tous les éléments de rémunération du salarié ; 

• éventuel dossier disciplinaire ; 

• les données relatives à la sortie du salarié de votre entreprise (démission, rupture conventionnelle ou licenciement) ; 

• les contrats de mutuelle et de prévoyance.

Quelles sont les modalités de conservation des dossiers du personnel ? 

En tant qu’employeur, vous devez veiller à préserver la sécurité et la confidentialité des données lors de la conservation des dossiers du personnel. 

En effet, vous devez impérativement veiller à respecter les réglementations du RGPD et de la CNIL. 

Il existe deux possibilités de conservation des dossiers du personnel : le format papier ou le format numérique. 

Dans les deux cas, vous devez veiller à ce que tous les salariés puissent avoir un accès à leur dossier personnel. 

💡 Bon à savoir : l’archivage d’un dossier du personnel est opéré en principe lors du départ du salarié. Toutefois, vous devez veiller à conserver un certain nombre de documents pendant une période minimale, qui est généralement de 5 ans. 

Dossiers du personnel sous format papier 

Si vous décidez de stocker les dossiers du personnel sous format papier, vous devez vous assurer qu’ils sont conservés dans un lieu sécurisé, autrement dit dans un lieu qui n’est pas accessible par l’ensemble des salariés.

Dématérialisation des dossiers du personnel

Si vous décidez de stocker les dossiers du personnel sous format numérique, vous devez vous assurer que les serveurs de stockage sont sécurisés. 

Autrement dit, vous devez vérifier que la confidentialité des données sur ces serveurs est respectée en les cryptant. 

💡 Bon à savoir : la dématérialisation des dossiers du personnel peut avoir plusieurs avantages : 

• accès simplifié ; 

• réduction des coûts de gestion des dossiers.

Comment classer les dossiers du personnel ? 

Afin de vous permettre de retrouver facilement les documents et informations relatifs à un salarié, il vous est recommandé d’opter pour un classement rigoureux des dossiers du personnel.

Il existe plusieurs types de classement, vous pouvez opter pour : 

• un classement par ordre alphabétique ; 

• un classement par entité si votre entreprise possède plusieurs établissements ; 

• un classement par catégorie de salariés. 

Il existe plusieurs exemples de classement des dossiers du personnel, n’hésitez pas à y jeter un coup d'œil pour opter pour celui qui correspond le mieux à votre entreprise. 

💡 Bon à savoir : la dématérialisation des dossiers du personnel, vous permet de les classer automatiquement et de les retrouver en deux clics, ce qui peut être un véritable gain de temps pour votre entreprise.