Comment notifier un avertissement au salarié ?

Si un salarié commet une faute lors de l'exécution de son contrat de travail, il risque d’être sanctionné par l'employeur.

Ce dernier dispose d'un arsenal de sanctions disciplinaires, qu'il peut utiliser pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise et rappeler les salariés fautifs à l'ordre. 

Parmi ces sanctions figure l'avertissement de travail, qui vise à réprimer les fautes simples et excusables des salariés. Pour procéder à l'avertissement du salarié, l'employeur doit toutefois respecter une certaine procédure.

Quel type de sanction est un avertissement ? Quelle est la procédure d'avertissement d'un salarié ? Que doit contenir la lettre d'avertissement à un salarié pour faute ? PayFit fait le point.

Qu'est ce qu'un avertissement ? 

L'avertissement est une sanction disciplinaire dite "mineure" vu qu'elle sert à sanctionner des fautes simples, c'est à dire isolées, excusables et qui n'ont pas de conséquences graves pour l'entreprise. 

Cette sanction est tout de même inscrite dans le dossier du salarié concerné, qui doit également être notifié par écrit. Ce dernier point est particulièrement important, pour permettre au salarié de distinguer entre des simples observations de rappel à l'ordre et l'avertissement, qui est bien une sanction disciplinaire.

Pour pouvoir infliger un avertissement à un salarié, l'employeur doit vérifier que cette sanction est :

• justifiée par une faute ;

• proportionnée aux faits qu'il souhaite sanctionner ;

• prévue par le règlement intérieur de l’entreprise (s'il elle en a un).

Parmi les motifs pouvant justifier l'avertissement d’un salarié, l'employeur peut invoquer par exemple :

• une ou plusieurs absences injustifiées ;

• des retards répétés ;

• de négligences professionnelles ;

• le non-respect des règles d'hygiène et de sécurité ;

• l'insubordination, etc.

💡 Bon à savoir : mettre un avertissement à un salarié protégé est possible, puisqu'il s'agit d’une sanction qui n'a pas d'impact sur la poursuite de la relation de travail. Toutefois, l'employeur devra bien évidemment respecter la procédure et les délais prévus. En savoir plus sur la mise à pied conservatoire d'un salarié protégé.

Quelle est la procédure d'avertissement du salarié ? 

Pour mettre un avertissement à un salarié, l'employeur doit suivre une procédure de sanction simplifiée. Ceci veut dire que contrairement à des sanctions plus lourdes (mise à pied, rétrogradation ou encore licenciement disciplinaire) l'employeur est dispensé d'organiser et de convoquer le salarié à un entretien préalable. 

Toutefois, il existe une série d'étapes qu'il est conseillé de respecter avant d'infliger un avertissement au salarié :

• collecter les éléments de preuve et toutes les informations relatives aux faits fautifs reprochés ;

• vérifier que le règlement intérieur (si votre entreprise en dispose) ne prévoit pas de procédure disciplinaire particulière ;

• s'assurer que les faits reprochés peuvent justifier un avertissement et qu'il s'agit de la sanction la plus appropriée ;

• vérifier que la découverte des faits par l'employeur se remonte à moins de deux mois (délai de prescription des faits fautifs) ;

• notifier l'avertissement par courrier écrit et motivé.

💡 Bon à savoir : si le règlement intérieur de l'entreprise prévoit un entretien préalable à la sanction du salarié, il en organiser un.

Dans la majorité des entreprises, l'envoi d'une lettre notifiant la sanction suffit à donner un avertissement à un salarié. 

Toutefois, le courrier d’avertissement du salarié doit contenir une série de mentions que l'employeur doit prévoir pour prévenir un contentieux postérieur. 

⚠️ Attention : en cas de non-respect de ces règles, l'employeur peut voir l'avertissement annulé devant un juge si le salarié conteste la sanction.

Que doit contenir la lettre d'avertissement du salarié ? 

Pour notifier la sanction, l'employeur doit adresser une lettre d'avertissement au salarié. Pour être valide, cette lettre doit être envoyée dans un délai de deux mois maximum après que l'employeur ait eu connaissance des faits fautifs. 

Par ailleurs, une lettre d'avertissement à un salarié doit obligatoirement contenir par écrit les griefs que l'employeur reproche au salarié. Il s'agit donc d’une liste des motifs qui justifient la sanction, et il est conseillé de détailler au maximum les faits reprochés : leur nature, la date, les lieux, les témoins éventuels, etc. 

💡 Bon à savoir : les griefs listés dans la lettre à l'appui de l'avertissement du salarié ne pourront pas servir de base pour une autre sanction. De plus, l'avertissement ne pourra plus être invoqué 3 ans après la notification de la sanction. 

Même l'objet de la lettre ne doit laisser aucun doute quant à sa raison, c'est pourquoi il est conseillé de renseigner dans le courrier un objet détaillé, incluant le motif de la sanction, comme par exemple "Objet : Lettre sanctionnant par un avertissement un salarié pour mauvaise exécution d'une tâche". Le ton à adopter dans la lettre doit être neutre et professionnel.

En plus d'énoncer les motifs de la sanction, la lettre d'avertissement du salarié contient une mise en demeure de cesser le ou les comportements fautifs.

Si vous souhaitez éviter des erreurs dans votre lettre, vous pouvez utiliser un modèle d'avertissement au salarié.

💡 Bon à savoir : pour notifier un avertissement à un salarié protégé, vous pouvez utilisez ces mêmes modèles de lettre, et devrez respecter les délais et la même procédure d'avertissement que pour le reste des salariés.

En savoir plus : dans l'hypothèse dans laquelle le salarié décide de contester l'avertissement, pensez à vous renseigner sur la réponse de l'employeur à la contestation d'un avertissement.