Comment fonctionne la lettre d'avertissement ?

Il se peut qu'un salarié commette une faute dans l'exercice de ses fonctions. Le code du travail permet alors à l'employeur de lui infliger une sanction disciplinaire.

Il existe un large éventail de sanctions (avertissement, mise à pied, licenciement, etc). En fonction de leur gravité, l'employeur doit respecter une procédure disciplinaire différente. 

L'avertissement du salarié bénéficie d'une procédure simplifiée qui évite à l'employeur la convocation du salarié et la tenue d'un entretien préalable. Il peut donc directement notifier la sanction avec ses griefs au salarié dans une lettre d'avertissement.

Qu'est ce qu'une lettre d'avertissement ? Quand faut-il l'envoyer ? Que doit-elle contenir ? PayFit fait le point.

Qu'est ce qu'une lettre d'avertissement ?

Les fautes professionnelles des salariés perturbent le fonctionnement de l'entreprise. Dans sa mission de gestion du personnel, l'employeur doit sanctionner ces dérives. 

La sanction doit toujours être proportionnelle à la faute du salarié. Il existe plusieurs types de fautes en droit du travail. C'est une  faute simple qui donne lieu à l'avertissement du salarié. Une faute simple est une faute isolée et excusable, qui n'a pas de conséquence grave pour l'entreprise.

Pour prononcer une sanction disciplinaire, un employeur doit respecter une procédure disciplinaire qui est plus ou moins lourde en fonction de la gravité de la sanction.  

En principe, l'avertissement de travail est une sanction simple. C'est pourquoi, la procédure de sanction disciplinaire est simplifiée. Ainsi, un employeur n'est pas dans l'obligation d'organiser un entretien préalable pour sanctionner le salarié. La sanction est simplement notifiée au salarié par l'envoi d'une lettre d'avertissement de travail.

💡 Bon à savoir : les juges français considèrent que lorsque l'avertissement peut avoir une influence sur le maintien du salarié dans l'entreprise, l'entretien préalable redevient obligatoire. Il faudra alors prévoir une lettre de convocation à un entretien pour l'avertissement en plus de la lettre de notification de la sanction.

⚠️ Attention : tous les salariés sont soumis à la discipline en entreprise, indépendamment de s'ils sont en télétravail ou de leur type de régime (temps partiel, etc.). L'avertissement ne dépend pas de la nature du contrat.

Quand envoyer une lettre d'avertissement ?

Dès que l'employeur apprend qu'un salarié a commis des faits fautifs, il a deux mois pour le sanctionner pour ces faits. Ainsi, l'envoi de la lettre d'avertissement à un salarié doit intervenir avant l'écoulement de ce délai de deux mois. Après ce délai, les faits sont prescrits.

Par exemple, une lettre d'avertissement notifiée trois ans après les faits ne donne pas lieu à une sanction valable.

💡 Bon à savoir : une fois que la lettre d'avertissement est notifiée au salarié, aucune autre sanction ne peut être prononcée car on ne peut pas sanctionner deux fois les mêmes faits. Par ailleurs, certaines sanctions sont interdites, comme le non-paiement du salaire.

Il n'existe aucune précision légale sur le moyen de notifier la lettre d'avertissement au salarié. Toutefois, l'employeur doit pouvoir démontrer qu'il a bien respecté le délai pour prononcer la sanction. C'est pourquoi, il est conseillé à l'employeur de notifier le salarié par lettre remise en main propre ou par courrier recommandé avec accusé de réception.

Attention : si vous passez par la procédure avec entretien préalable, vous pouvez adresser la lettre d'avertissement  :

• minimum deux jours ouvrables après l'entretien ;

• maximum un mois après l'entretien.

Que doit contenir une lettre d'avertissement ? 

Dans un premier temps, une lettre d'avertissement pour faute professionnelle doit clairement être identifiée comme telle. Si le terme "avertissement" ne figure pas clairement, il peut exister un doute sur la nature de la lettre envoyée au salarié, et notamment se confondre avec une lettre de simple mise en garde. Pourtant, ce type de rappel à l'ordre ne constitue pas une sanction disciplinaire !

C'est pourquoi il est conseillé à l'employeur d'être le plus précis possible, même dans l'intitulé de la lettre. Ainsi, il faudra préciser dans l'objet de la lettre s'il s'agit d'une : 

• lettre d'avertissement pour absence non justifiée ; 

• lettre d'avertissement pour alcool au travail ;

• lettre d'avertissement pour absences répétées ; 

• lettre d'avertissement pour abandon de poste ; 

• etc.  

Par ailleurs, si l'employeur découvre les faits après qu'ils aient été commis, il faut également préciser dans la lettre la date de prise de connaissance de ceux-ci, pour permettre de vérifier le respect du délai de prescription.

En outre, la lettre d'avertissement doit contenir les griefs (les motifs) qui justifient la sanction disciplinaire. Le but est de permettre au salarié de savoir exactement ce qui lui est reproché. Concrètement, la lettre doit lister les événements le plus précisément possible, avec les dates et le détail des faits critiqués. 

💡 Bon à savoir : en cas de contentieux sur le bien-fondé de la sanction, l'employeur ne pourra invoquer que les motifs contenus dans la lettre d'avertissement. C'est pourquoi il est important d'être attentif à la rédaction de cette lettre. 

Pour vous assurer le respect de la procédure disciplinaire légale, nous vous proposons quelques modèles de lettre d'avertissement qu’il vous suffit de compléter : 

• Modèle de lettre d'avertissement pour négligence ; 

• Modèle de lettre d'avertissement pour non-respect des consignes ; 

• Modèle de lettre d'avertissement pour mauvais comportement ; 

• Modèle de lettre d'avertissement pour insulte. 

💡 Bon à savoir : dans l'hypothèse où le salarié décide de contester l'avertissement, pensez à vous renseigner sur la réponse de l'employeur à la contestation d'un avertissement.