Existe-t-il des documents obligatoires pour l’entreprise ?

Le Code du travail impose des obligations à l’employeur, notamment en raison de sa qualité d’employeur et de la présence de salariés dans les locaux de l’entreprise. 

Parmi ces obligations, l’employeur doit élaborer, mettre à jour et avoir en sa possession un certain nombre de documents. 

Pour certains de ces documents, l’affichage est obligatoire en entreprise. En revanche, d’autres doivent être distribués aux salariés, transmis aux organismes étatiques, etc. 

Lors d’un contrôle par l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter l’ensemble de ces documents. 

Quelle est la liste des documents obligatoires en entreprise ? À quoi servent ces documents pour l’entreprise ?  PayFit vous éclaire.

Quels sont les registres obligatoires en l’entreprise ?

Parmi les documents obligatoires de l’entreprise, on retrouve les registres obligatoires. 

Ces registres sont indispensables, sous certaines conditions, dès lors que l’entreprise emploie des salariés. Si l'employeur n'a pas l'un de ces registres, il peut être sanctionné.

💡 Bon à savoir : ces documents doivent pouvoir être présentés à l’inspection du travail.

Registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être établi par toutes les entreprises dès la première embauche d’un salarié (ou d’un stagiaire). 

Chaque établissement doit avoir son registre unique du personnel. 

Ce document recense tous les salariés en temps réel et permet d’avoir l’identité de chacun d’entre eux. 

⚠️ Attention : le non-respect de cette obligation par l’employeur peut entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

Document unique d’évaluation des risques (DUER)

Le document unique d'évaluation des risques (DUER) inventorie tous les risques inhérents au travail dans l’entreprise ainsi que les mesures de prévention édictées par l’employeur. 

Il doit être établit pas l'employeur et mis à jour régulièrement.

⚠️ Attention : le défaut d'établissement de ce document ou de sa mise à jour est sanctionné d'une amende de 1 500 €, ou de 3 000 € en cas de récidive.

Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement 

Ce registre vise à recueillir les alertes (risques graves pour la santé publique ou l’environnement) des lanceurs d’alerte. Il est tenu par les membres du CSE mais sous la responsabilité de l'employeur.

Il recense les alertes provenant :

• des représentants du personnel lorsqu'ils constatent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement ;

• des salariés lorsqu'ils estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

Registre des questions du CSE

Le registre des questions-réponses est obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés, dans lesquelles un CSE est mis en place. 

Il contient les questions des membres du CSE ainsi que les réponses de l’employeur, et doit être tenu à la disposition des salariés.

⚠️ Attention : le défaut de constitution de ce registre est sanctionné d'une amende de 7 500 € pour délit d'entrave.

Registre des dangers graves et imminents

Le registre des dangers graves et imminent est tenu par le CSE, il recense, en la présence d'un danger grave et imminent, les informations suivantes :

• le poste de travail concerné par la cause du danger constaté ;

• la nature du danger constaté ;

• les noms des travailleurs exposés.

Le CSE doit numéroter les pages et les tamponner. Ce registre est tenu par le CSE sous la responsabilité de l'employeur.

⚠️ Attention : le défaut d'établissement de ce registre peut être sanctionné par une amende de 10 000 €. En cas de récidive, l'employeur risque un an d'emprisonnement et 30 000 € d'amende.

Registres sur la durée du travail

Il existe d’une part le registre spécial du repos hebdomadaire, dans lequel sont indiqués les jours de repos des salariés qui n’ont pas bénéficié d’un repos dominical. 

D’autre part, il est possible de tenir le registre du travail en équipe, lorsque l’organisation du travail s’effectue par roulement d’équipes. Il suffit d’y indiquer les compositions de chaque équipe et de tenir à jour le tableau. 

Registres de sécurité 

D’abord, le registre de la sécurité incendie prévoit la conduite à avoir en cas d’incendie dans les locaux de l’entreprise, ainsi que la liste du matériel de lutte contre l’incendie. 

Par ailleurs, le registre des vérifications électriques contient tout bonnement un inventaire des vérifications électriques effectuées et des divers travaux d’électricité. 

Enfin, en cas d'installation d'un système de vidéosurveillance dans l'entreprise, la tenue d'un registre de vidéosurveillance sera obligatoire.

Registres des travailleurs à domicile

Il existe deux registres à remplir :

• le registre de la comptabilité des travailleurs à domicile : concernant les matières premières et des fournitures accordées au salarié ;

• le carnet/bulletin des travailleurs à domicile : en cas de travaux au domicile du salarié pour l'exécution de son travail.

⚠️ Attention : l'employeur risque une amende de 450 € pour chacun de ces registres s'ils ne les établit pas.

Quelles sont les obligations d’affichage dans l’entreprise ?

Certains documents doivent être communiqués directement aux salariés, d’autres doivent simplement être affichés dans les locaux de l’entreprise. 

Par ailleurs, ces obligations varient en fonction de l’effectif de l’entreprise. En effet, une distinction s’opère entre les documents obligatoires pour les entreprises de moins de 10 salariés (10 inclus), de 11 à 49 salariés ou de plus de 50 salariés.  

Par exemple, le règlement intérieur de l’entreprise n’est obligatoire que dans les entreprises de plus de 50 salariés.