Comment réaliser une fiche de fonction ?

Dans le cadre du processus de recrutement, la fiche de fonction représente un outil de gestion RH qui assure la compréhension de la finalité d’un poste. 

Un outil indispensable pour organiser une entreprise avec la maîtrise des processus clés.

Une fiche de fonction est-elle obligatoire ? Quelle est sa définition ? Comment la rédiger ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce qu’une fiche de fonction ? 

Définition de la fiche de fonction 

La fiche de fonction est un document en entreprise qui définit pour chaque famille de métiers : 

• les missions déclinées en tâches, 

• les critères de performance, 

• le rattachement hiérarchique, etc.

Il s’agit ainsi de la confirmation des différentes attentes du manager communes à une famille de métiers ou à une branche d’activité spécifique. En effet, le manager en définit les caractéristiques. 

De ce fait, la fiche de fonction assure la transparence sur les différentes fonctions des salariés. Si plusieurs salariés partagent le même objectif, il est possible qu’une seule fiche de fonction soit créée. 

Par ailleurs, elle doit évoluer en fonction de l’évolution du métier concerné. 

Intérêt de la fiche de fonction 

Il est important de savoir que la fiche de fonction est l’une des bases dans la rédaction de la fiche de poste. Elle traduit la raison d’être du collaborateur au sein de l’entreprise. 

Elle présente ainsi différentes utilités pour les entreprises :

• assure la GPEC, véritable levier de performance et permet ainsi d’anticiper les besoins de l’entreprise en compétences ;

• permet de définir le socle entre les différents métiers ainsi que les compétences présentes dans l’entreprise. 

La fiche de fonction revêt ainsi un aspect très utile dans la mise en place de la mobilité interne, par exemple. On obtient une vision plus claire sur les différentes passerelles possibles. 

Parallèlement, la fiche de fonction permet d’améliorer la méthode de recrutement et d’intégration des nouveaux salariés. 

Les caractéristiques définies par le manager permettent de cibler plus facilement les candidats les plus adéquats. Le recruteur est ainsi mieux guidé dans ses entretiens. 

Par ailleurs, elle offre au salarié une vision claire des différentes attentes qui pourra alors bien anticiper son entretien annuel. Ceci contribue à un meilleur accompagnement des collaborateurs durant leur montée en compétence et renforce leur employabilité. 

Distinction entre fiche de poste et fiche de fonction 

La fiche de poste détermine comment un salarié occupe spécifiquement sa fonction avec toutes ses particularités individuelles (horaires, rémunération, etc.).

Elle représente la personnalisation de la fiche de fonction, car elle précise les missions et les tâches que le salarié aura à exercer. 

La fiche de fonction, quant à elle, détermine les missions et caractéristiques de performance d’une branche de métier. C’est un document commun et non individualisé.

Quel modèle de fiche de fonction ? 

Mentions de la fiche de fonction 

Les fiches de fonction dépendent du contexte et des besoins de l'entreprise. Elles diffèrent donc les unes des autres, mais certaines mentions y sont communes : 

• l’intitulé de la fonction ;

• les liens entre collaborateurs (hiérarchiques et fonctionnels) ;

• le niveau de responsabilité et d’autonomie ;

• les missions et activités (claires et précises) ; 

• les résultats attendus ;

• les compétences mobilisées pour occuper la fonction.

Par exemple, dans la fiche de fonction d’un commercial, on peut trouver : 

• mission : générer des ventes grâce au développement des offres ;

• activités : développer un portefeuille clients, assurer une veille du marché, élaborer des stratégies pour dynamiser les ventes, etc. 

💡 Bon à savoir : il est important de rappeler que la formalisation n'est pas figée. Cet outil doit vivre au gré des modifications que connaît le métier.

Exemple de fiche de fonction

La rédaction d’une fiche de fonction passe par la collecte d’informations. Cette étape doit s'inscrire dans un projet d'organisation avec des objectifs précis. Il est important de savoir au préalable pourquoi on crée ce type de document et quelles en seront les utilisations concrètes.

Pour vous aider dans votre rédaction, vous pouvez trouver des modèles de fiches de fonction sur internet et les adapter aux particularités de votre organisation et à vos objectifs.