Quand et comment envoyer un mail de refus de candidature ?

Avec l’augmentation de l’activité de votre entreprise, vous devez embaucher des salariés et vous atteler à la gestion du personnel.

Mais avant cela, il faut d’abord procéder aux recrutements et en gravir chacune des étapes : diffuser une offre, repérer et contacter des profils, envoyer des convocations à l’entretien d’embauche, mener les entretiens d’embauche, faire une proposition d’embauche, etc.

Mais parfois, voire souvent, vous devrez refuser un candidat et lui envoyer un mail de refus de candidature.

PayFit vous explique les modalités de cette étape délicate mais incontournable du processus de recrutement.

Quand adresser un mail de refus de candidature ?

Le mail de refus de candidature peut être envoyé par le recruteur à plusieurs stades du processus de recrutement, principalement : 

• après l’étude du CV et de la lettre de motivation du candidat ; 

• après l’entretien d’embauche.

En fonction de la longueur de votre processus de recrutement et de ses différentes étapes, vous pouvez être amené à refuser un candidat après chacune des étapes. 

💡 Bon à savoir : une fois le processus de recrutement entamé, il est recommandé de transmettre le mail de refus de candidature dès l’instant où vous savez que le candidat ne conviendra pas au poste, ni à l’entreprise. Ce n’est pas la peine de faire patienter le candidat et de le bloquer dans ses autres processus de recrutement. 

Par ailleurs, lorsque vous recevez la candidature et qu’après son étude, vous ne comptez pas y donner une réponse favorable, ni rencontrer le candidat, nous vous encourageons à lui communiquer votre refus le plus rapidement possible.

Candidater demande du temps et de l’investissement : il est toujours plus poli et plus agréable de prendre une minute pour répondre aux candidats.

Pourquoi adresser un mail de refus de candidature ? 

Le mail de refus de candidature après entretien, ou après n’importe quelle autre étape du recrutement, intervient parce que vous ne voulez pas embaucher la personne dans votre entreprise. 

Cela peut avoir plusieurs causes : 

• la personne n’a pas les compétences requises, professionnellement ou humainement ; 

• le candidat n’a pas l’expérience suffisante ; 

• la personnalité du postulant n’est pas en adéquation avec les valeurs et l’état d’esprit de l’entreprise ; 

• le candidat manque de professionnalisme ; 

• vous avez déjà pourvu le poste ; 

• vous avez repéré de meilleurs profils ; 

• vous n’avez pas de poste disponible, ni les moyens financiers nécessaires (dans le cas où la personne vous sollicite par candidature spontanée) ; 

• vous avez effectué une prise de référence qui a fait remontrer des avis mitigés sur le candidat ; 

• etc. 

Les raisons de refuser un candidat sont multiples. 

Toutefois, vous ne pouvez pas refuser un candidat pour un motif discriminant, comme la religion, le genre, la couleur de peau, etc. Un tel motif ne doit en aucun cas être à l’origine de votre mail de refus de candidature, au risque de vous exposez à un litige juridique. 

Il faut savoir que, même si le processus de recrutement est entamé, à ce stade, vous n’êtes pas tenu d’engager le candidat. 

💡 Bon à savoir : en revanche, lorsque vous avez conclu une promesse unilatérale de contrat de travail, cela signifie que vous vous êtes engagés à embaucher la personne. 

Comment formuler un mail de refus de candidature ? 

Votre méthode de recrutement est cruciale car c’est lors du recrutement que les futurs salariés auront leur premier contact avec l’entreprise. 

Il est donc important de soigner son processus de recrutement afin de donner une belle image de l’entreprise à tous les candidats, qu’ils soient embauchés par la suite ou non. 

En effet, il en va de la crédibilité et de la qualité de votre marque employeur. 

Ainsi, c’est à vous de bien organiser chaque étape du recrutement et d’accorder une attention particulière à la bonne gestion des candidatures. 

Et cela passe notamment par le fait de prendre le temps d’envoyer un mail de refus de candidature et de bien formuler ce mail. Cela permet de montrer la considération que vous avez pour chacune des personnes qui s’intéressent à votre entreprise et auraient pu devenir l’un de vos collaborateurs.

Ainsi, nous vous recommandons d’écrire un mail succinct de refus de candidature, sobrement formulé et dans lequel vous donnez le motif de refus. 

Il peut être délicat d’expliquer la raison du refus. Toutefois, cela peut être une aide précieuse pour le chercheur d’emploi, qui pourra tenir compte de votre retour pour s’améliorer. À vous de formuler votre motif avec tact, en bannissant la moindre allusion à un motif discriminatoire. 

Il n’existe pas de modèle de refus candidature type. Toutefois, voici un exemple de formulation pour vous aider : 

“Madame X / Monsieur X, 

Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise. 

Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. 

En effet, [expliquer la raison du refus].

Toutefois, sachez que cela ne doit pas remettre en cause vos qualités personnelles et votre parcours. 

Nous vous souhaitons une bonne continuation et nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos respectueuses salutations.”.

Comme pour la convocation à l’entretien d’embauche, le mail de refus de candidature est formulé à l’image de votre marque employeur et traduit l’état d’esprit et le style de l’entreprise. 

L’exemple de mail ci-dessus est assez formel. Si vous estimez qu’il est trop “strict” par rapport à l’image que vous essayez de donner à votre entreprise, vous pouvez parfaitement le formuler autrement, en utilisant les tournures qui vous semblent adaptées. Vous disposez d’une grande liberté en la matière. 

Par exemple, un mail de refus de candidature dans une startup peut être formulé ainsi : 

“Bonjour [prénom], 

Merci beaucoup pour ta candidature que nous avons étudiée avec attention.

Malheureusement, nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. 

En effet, [expliquer la raison du refus]. 

On espère que tu trouveras très rapidement le job que tu souhaites. 

Bon courage pour la suite et bonne journée à toi.”

Malheureusement, en refusant un candidat, il se peut que votre poste ne soit pas toujours pourvu. Il ne vous reste plus qu’à poursuivre le recrutement et à mener d’autres entretiens d’embauche.