Comment faire sa première paie ?

La première embauche pour un employeur signifie l’élaboration de la première paie du salarié.

Pour établir la première paie, il est nécessaire d’établir une fiche de paie qui doit être transmise au salarié.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ? Pourquoi faire une première fiche de paie ? Comment établir ma première paie ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ? 

Le versement de la première paie peut paraître complexe. Avant de se lancer, il est donc important de bien comprendre une fiche de paie et son fonctionnement.

Une fiche de paie est un document obligatoire attestant du paiement du salaire. 

Dans le cadre d’une première paie, la fiche de paie permet à l’employeur de savoir quel est le montant du salaire qui doit être versé au salarié.

L’employeur a l’obligation de transmettre tous les mois au salarié un bulletin de paie. Il peut le faire : 

• soit en main propre ;

• soit par voie postale ;

• soit par voie électronique. 

Pourquoi la première paie est-elle importante ? 

L’établissement de la première paie est essentiel car il s’agit du point de départ de la bonne gestion de votre paie future.

Ainsi, si votre première paie est gérée d’une main de maître et que vous en comprenez les rouages, les mois suivants vous pourrez la gérer avec bien plus de facilité.

Par ailleurs, c’est lors de votre première paie que vous allez réfléchir à la manière dont vous allez gérer votre paie : internalisation de la paie ou externalisation ? En tout état de cause, sachez que plus vous automatisez votre paie, plus vous gagnerez de temps lors les paies suivantes.

💡 Bon à savoir : en tant qu’employeur, vous devez conserver les bulletins de paie de vos salariés pendant une durée de 5 ans. Pour cela, vous pouvez en conserver une copie au format papier ou sur un support électronique.

Comment établir la première paie ?

Pour effectuer la première paie, l’employeur doit respecter certaines formalités lors de l’établissement de la fiche de paie.

Établir une fiche de paie

L’employeur doit notamment faire apparaître les mentions obligatoires sur le bulletin de paie telles que : 

• l’identité de l’employeur (nom, adresse, numéro SIRET, code APE ou NAF) ;

• l’identité du salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale) ;

• le type de contrat de travail ;

• la catégorie et la classification professionnelle ; 

• le coefficient de salaire ; 

• la convention collective applicable ; 

• les avantages en nature sur la fiche de paie ;

• le nombre d’heures de travail ;

• les cotisations sociales. 

💡 Bon à savoir : afin de rendre la lecture et la compréhension des fiches de paie plus accessibles, il est désormais obligatoire d’établir un bulletin de salaire simplifié.

Verser le salaire 

Une fois la fiche de paie établie, il faut procéder au versement de la première paie. 

L’employeur peut effectuer le paiement du salaire par virement bancaire, chèque ou encore, plus rarement, par espèces. 

Bien que le Code du travail ne prévoit pas de date de versement du salaire, l’employeur a l’obligation de verser le salaire tous les 30 jours.

💡 Bon à savoir : en cas d’absence ou de remise tardive de la fiche de paie, l’employeur s’expose à une amende de 450 € et à des dommages et intérêts.