Quelles sont les règles et sanctions en cas de retard dans le paiement du salaire ?

Un employeur a l’obligation contractuelle de payer ses employés pour leur travail. Lors du paiement du salaire, il est possible que l’employeur constate des problèmes de trésorerie ou commette des erreurs de gestion. Si ces événements rendent impossible de verser les salaires de ses employés à la date habituelle de paie, l’employeur encourt un retard de paiement de salaire.  

Quand peut-on parler de paiement du salaire en retard ? La date de paiement peut-elle être décalée ? L’employeur devra-t-il une indemnité de retard de paiement du salaire ? À quels autres risques s’expose t-il ? PayFit vous explique.

Quand est-ce qu’un retard de paiement de salaire est caractérisé ? 

Quand bien même l’employeur est relativement libre de fixer la date de versement du salaire, il à l’obligation de payer des salaires à des intervalles réguliers. Autrement, le retard de paiement de salaire sera caractérisé lorsque le paiement intervient au-delà de l’intervalle autorisé entre deux paiements.

💡 Bon à savoir : le simple respect de l’obligation de délivrance du bulletin de salaire ne suffit pas à justifier du versement du salaire. 

Il existe un certain degré de tolérance en cas de retard, par exemple si le décalage par rapport à la date prévue pour le versement n’est que de 1 ou 2 jours, notamment en raison de jours fériés (car le salaire doit être versé un jour ouvrable sauf paiement par virement bancaire). 

Pour rappel, l'intervalle autorisé entre deux paiements de salaire varie en fonction des catégories de salariés : 

• les salariés mensualisés doivent être payé à 1 mois d’intervalle entre deux payes ;

• les salariés non mensualisés doivent être payés au moins deux fois par mois à 16 jours au plus d’intervalle ;

• les VRP doivent recevoir leurs commissions tous les 3 mois minimum. 

⚠️ Attention : cette obligation ne concerne que les salaires de base et non les compléments de salaire ayant une périodicité différente (13ème mois, prime de noël, etc.).

Un retard de paiement de salaire peut-il être justifié ?

Il est commun devant les juges, que les employeurs invoquent des difficultés financières causant des problèmes de trésorerie pour justifier le retard dans le paiement des salaires. Cependant, ces arguments sont systématiquement écartés par les juges : le paiement des salaires est l’obligation essentielle de l’employeur et les rémunérations sont des créances à caractère alimentaire.  

💡 Bon à savoir : les élus du CSE qui constatent que la situation économique de l’entreprise met en péril le paiement des salaires peuvent exercer leur droit d'alerte pour demander à l’employeur de s'expliquer concernant le non-paiement du salaire.

Particulièrement en temps de crise sanitaire, un employeur peut faire face à des difficultés économiques qui peuvent aboutir à un retard de paiement de salaire ou même au non-paiement des salaires. Les réponses à ces situations sont fortement encadrées et limitées par la loi.

L’employeur a le choix entre :  

• le licenciement économique du ou des salariés qu’il ne peut plus payer à temps ;

• se déclarer en état de cessation des paiements. 

Le retard ou le non-paiement du salaire ne sont pas des options que les juges considèrent ni autorisent. 

⚠️ Attention : si l’entreprise fait l’objet d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire, les salariés deviennent des créanciers “superprivilégiés” et bénéficient d’une assurance en garantie sur les salaires (AGS). Les rémunérations sont garanties pour les 60 derniers jours de travail.

Peut-on décaler la date de paiement ? 

Dans le respect des règles de périodicité, l’employeur ne peut pas unilatéralement décider de décaler la date de paiement des salaires. Même s’il prévient ses salariés du retard de paiement de salaire, celui-ci ne sera pas excusé. 

Il est interdit de faire figurer une clause dans le contrat de travail qui indique que le salarié donne son accord pour l'acceptation d'un possible retard du paiement du salaire. Une telle clause contraire à l'ordre public est automatiquement nulle.

En cas de retard de paiement du salaire par l’employeur, il s’expose à deux types de sanctions : pénales et civiles.

Sanctions pénales

Si l’employeur encourt un retard de paiement des salaires il sera puni d’une amende de 450 € maximum par salaire en retard. Ce montant est dû même en cas de circonstance exceptionnelle et quand bien même il s'agit du premier retard dans le paiement du salaire.

Sanctions civiles

Par ailleurs, le salarié victime du retard peut saisir le Conseil de prud’hommes (CPH) d’une demande de paiement du salaire pendant les 3 ans qui suivent le premier retard de versement du salaire. Le CPH pourra alors condamner l’employeur à verser le salaire non encore payé et, pour compenser le retard de paiement, à des intérêts calculés en fonction du taux d’intérêt légal (entre 4 et 5 %). Le juge n'accorde aucun délai de paiement des salaires.

Le calcul des intérêts dépend du montant du salaire du net à payer et des jours de retard. La formule étant : Somme due x Taux d’intérêt en vigueur x Jours de retard/365

⚠️ Attention : si l’employeur n’a toujours pas payé 2 mois après la notification de la décision de condamnation, le taux d’intérêt est majoré de 5 %. 

Dans certains cas, le salarié pourra également demander au CPH de condamner son employeur à la réparation d’un préjudice supplémentaire causé par la mauvaise foi de ce dernier. Pour cela, le préjudice doit être distinct de celui causé par le retard de paiement. 

⚠️ Attention : un paiement en retard du salaire pendant une période de 5 mois peut justifier la prise d’acte d’un salarié, le contrat de travail prend fin aux torts de l'employeur et ce dernier devra dédommager le salarié pour licenciement sans cause réelle et sérieuse. 

Éviter le versement de salaire en  retard : pensez aux logiciels de paie !

Faire appel à un outil de gestion comme le logiciel de paie permet d'éviter pour l'employeur les risques de retard dans le paiement du salaire. L'utilisation d'un logiciel de paie permet notamment de générer automatiquement des bulletins de paie dans le respect des règles de périodicité et des contraintes réglementaires de chaque entreprise en matière de paie.