L’importance de mesurer la qualité de ses recrutements

Les entreprises recherchent actuellement des profils avec des compétences spécifiques pour les accompagner dans leur croissance ou leur transformation. Il est donc devenu nécessaire de mettre en place des indicateurs pertinents afin de s'assurer que les équipes chargées du recrutement puissent soutenir et contribuer de manière efficace à cette recherche de talents.

Au cours du dernier semestre, l'objectif principal des équipes recrutement de PayFit était donc d’améliorer nos processus et nos méthodes déjà en place. Ces derniers mois, le monde de la scale-up a fait face à de vrais défis économiques, pavé d'accélérations et de ralentissements imprévisibles. Ce contexte devrait encore être d'actualité dans les mois à venir. 

Voici donc les deux principaux défis que nous voulions relever :

• Comment pouvons-nous utiliser les données pour améliorer l'efficacité de nos processus de recrutement ?

• Comment s'assurer que nos recrutements soient alignés sur les objectifs et les valeurs de notre entreprise ?

Pour y répondre, un groupe de travail composé de membres des équipes RH a été mis en place; avec pour principal objectif la mise en place d’un indicateur clé, à savoir celui de la “qualité de l'embauche”.

Définir la qualité des recrutements 

Malgré son importance grandissante pour les entreprises, il n'existe paradoxalement pas de standard de marché  en ce qui concerne la mesure de la qualité des recrutements. Pourquoi cette absence de consensus ? En réalité, la qualité de l'embauche englobe plusieurs dimensions : les différentes étapes du processus de recrutement, la rétention, la performance des nouvelles recrues etc.

Afin d’être suffisamment exhaustif, nous avons opté pour  deux variables composites :

- La qualité de l’embauche à court terme : qui permet de mesurer la qualité du processus de recrutement.

- La qualité de l’embauche à long terme : qui mesure la contribution des nouveaux employés  à la performance de l’entreprise.

Bien que cette méthodologie soit facilement réplicable, il est important de noter qu’il s’agit là d’une approche sur mesure. Elle peut donc (et doit) être modulée en fonction du stade de développement de l’entreprise, des objectifs à court et long terme, des ambitions de croissance etc.

Comment avons-nous procédé ? 

Afin de mesurer la qualité de l'embauche à court et  long terme, nous avons commencé par définir les données qui composent chacune d'entre elles. 

La qualité de l'embauche à court terme (STQoH) est basée sur quatre mesures préalables à l'embauche.

Les deux premiers indicateurs sont communément utilisés en recrutement et sont déjà facilement accessibles depuis les systèmes de suivi des candidats (ATS) : 

- Time to hire : temps écoulé entre la validation de l’ouverture du poste et l'acceptation de l'offre.

- Taux de transformation : nombre de candidats ayant reçu une offre divisé par le nombre de candidats ayant eu un premier entretien.

Les deux indicateurs suivants sont des scores captés grâce à des enquêtes mis en place (hors ATS).

- Candidate Experience Score : nous envoyons des enquêtes anonymes à tous les candidats qui passent par un processus avec nous. Ils doivent évaluer leur expérience et partager leurs feedbacks sur plusieurs aspects : les informations envoyées en amont pour préparer leur entretien, le soutien apporté par les recruteurs, le cas pratique sur lequel ils se sont penchés , la qualité du feedback reçu…

- Hiring Manager Experience Score : tout comme pour l'enquête auprès des candidats, nous demandons également aux équipes de juger la qualité du service reçu par l’équipe recrutement : vivier de candidats disponibles, durée du processus,  réactivité et soutien des recruteurs…

La qualité de l'embauche à long terme (LTQoH) capte des données post-embauche, à savoir :

• Le taux de réussite de la période d'essai : le % d'employés validant la période d'essai sans prolongation.

• Le taux de rétention : le % d'employés toujours présents dans l'entreprise après x mois.

• Le taux de performance : la productivité des employés selon leurs dernières évaluations.

La diversité des genres : la part de femmes par département et au global.

Nous avons ensuite attribué différents poids à ces indicateurs, permettant d'arriver à un score global. Quand certaines données diffèrent considérablement d'un département à l'autre, nous ajustons nos systèmes de notation de manière plus granulaire, permettant ainsi une plus grande précision et représentativité des données.

Voici un exemple d'aperçu complet des données sur une période de 12 mois :

Le calcul aboutit à un score global pour la qualité de l'embauche à court et à long terme. 

Le score en tant que tel n’est pas le plus important car celui-ci dépend largement des poids attribués à chaque indicateur et du système de notation mis en place. Il est en réalité plus pertinent de prêter attention à l'évolution de ce score au fil du temps, plutôt qu’à sa donnée brute.

Le pouvoir de la donnée et l'impact pour l’entreprise

Au fil du temps, la STQoH permet de mettre en lumière là où les processus de recrutement peuvent encore être améliorés, alors que la LTQoH permet une vue plus globale et peut souligner de potentiels écarts entre les départements par exemple. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour mieux coacher les managers, revoir les différentes étapes du processus de recrutement, ainsi que les grilles d'évaluation des postes à pourvoir.

La mise en place de la Qualité de l’Embauche nécessite des efforts et une certaine collaboration entre services. Une fois mis en place, il devient un réel avantage pour toute entreprise. Il va sans dire que cette mesure peut avoir ses limites. Afin d’obtenir des données précises, il faut de la discipline, et une rigueur dans l’utilisation de l’ATS, et des enquêtes internes et externes mises en place.

La Qualité de l’embauche révèle l'efficacité et l'impact du recrutement et peut contribuer à prendre des décisions plus éclairées. La collecte de données est certes une première étape primordiale -  mais c’est bel et bien l'analyse de celles-ci et la capacité à extraire des informations transformables en plans d'action concrets -  qui rendent cet outil pertinent pour un grand nombre d’entreprises.