En quoi consiste la comptabilisation de la formation salarié ?

La formation professionnelle est un pan important dans l’évolution de carrière des salariés. Toujours plus réglementée au fil des années, la comptabilisation de la formation salarié reste, quant à elle, relativement libre. 

En effet, la comptabilisation de la formation salarié peut se faire de différentes manières. 

Le Plan Comptable Général n’impose pas une solution précise, le choix dépend de la comptabilité de chacun mais également du type de financement de l’entreprise (obligatoire ou facultatif). 

Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ? Quelles sont les différentes écritures possibles pour comptabiliser la formation salarié ? PayFit vous éclaire.

Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ?

Financement de la formation sans contrepartie 

➡️ Comptabilisation de la participation à la formation professionnelle continue

Un employeur peut participer à la formation professionnelle continue comme, par exemple, la contribution OPCO. Dans un tel cadre, l’employeur paie des frais de formation sans contrepartie. Les frais de formation sont associés à des impôts et taxes.  

Comme pour la comptabilisation de l’OPCO, la comptabilisation de la formation salarié est effectuée de la façon suivante : 

1. On débite les montants dans le compte 6333 "participation des employeurs à la formation professionnelle continue" et éventuellement dans le compte 44566 "T.V.A sur autres biens et services". 

2. On crédite le compte 401 "fournisseurs".

Ces frais de formation sont les frais externes qui sont engagés pour la mise en service de l'immobilisation.

💡 Bon à savoir : on procède ainsi pour la comptabilisation de l’acompte de formation professionnelle dans le cadre de la CUFPA. 

➡️ Comptabilisation de la formation salarié en frais divers 

D’autres cas de figure impliquent des frais de formation professionnelle sans contrepartie pour l’employeur. Parmi ces cas, on trouve l’utilisation par un salarié de son compte CPF, par exemple. 

Ainsi, même si l’entreprise a financé une formation, elle n’aura pas l’occasion d’en bénéficier. Dans un tel cas, la comptabilisation de la facture de formation du salarié est effectuée de la façon suivante : 

• les frais de formation peuvent être simplement débités du compte 628 "divers" ;

• on débite également le compte 44566 "T.V.A sur autres biens et services" ;

• on crédite le compte 401 "Fournisseurs".

Financement de la formation avec contrepartie 

Lorsque l’entreprise reçoit une contrepartie au financement d’une formation, on parle de comptabilisation de la formation salarié en honoraire. 

La contrepartie peut être, par exemple, une meilleure productivité du salarié une fois formé. 

La formation financée par l’entreprise est alors pour son usage propre.

Dans un tel cas, la comptabilisation de la formation salarié rejoint la catégorie des honoraires. 

On débite donc les comptes 622 “Rémunération d’intermédiaires et honoraires” et 44561 “T.V.A déductible sur autres biens et services”. 

Enfin, on crédite le compte 401 “Fournisseurs” comme précédemment.

Comment procéder à la comptabilisation de la formation salarié en rémunérations diverses ?

Il existe également un autre mode d’enregistrement comptable de la formation salarié.

On peut intégrer ces frais dans la comptabilisation de la paie. On regroupe alors les salaires bruts et les charges salariales en une écriture unique, l’OD de paie. 

De cette façon, les frais de formation n’apparaissent pas distinctement en comptabilité. Ils sont additionnés aux autres montants liés à la rémunération. 

On les inscrit dans les comptes 641 ou 645 selon qu'il s'agit de salaire brut ou de charges sociales.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le financement de la formation salarié, nous vous invitons à consulter notre fiche pratique sur la contribution à la formation professionnelle dans la catégorie cotisations sociales.