Pourquoi et comment tenir un livre de paie ?

À cheval sur la gestion de la paie et la comptabilisation de la paie, le livre de paie est un document mis en place par l’employeur pour réunir toutes les informations des fiches de paie des salariés.

Qu’est-ce qu’un livre de paie et quelle est son utilité ? Faut-il obligatoirement en tenir un ? PayFit répond à vos questions. 

Qu’est-ce qu’un livre de paie ? 

Le livre de paie est un document dans lequel sont consignées toutes les données contenues dans les bulletins de paie de chaque salarié. 

Il existe deux types de livre de paie, en fonction de la quantité de détails que l’on y met : 

• le livre de paie détaillé : il reprend l’intégralité des bulletins de paie ; 

• le livre de paie récapitulatif : il reprend l’essentiel des bulletins de paie. 

Concrètement, le livre de paie, lorsqu’il est détaillé, regroupe toutes les informations que vous retrouvez dans chacun des bulletins de paie. 

Le livre de paie peut être tenu mensuellement puis agrégé à la fin de l’année, contenant alors toutes les informations des bulletins de paie de tous les salariés de l’année. 

Le livre de paie peut être établi par établissement ou par salarié.

⚠️  Attention : il ne faut pas assimiler le journal de paie au livre de paie. En effet, le journal de paie est un document comptable permettant de lister tous les mouvements financiers découlant du versement des salaires des employés. On retrouve donc le journal de paie en comptabilité, dans l’annexe comptable. 

À quoi sert un livre de paie ? 

Le livre de paie est utile pour faciliter l’accès à toutes les informations relatives aux bulletins de salaire des salariés. 

En effet, avec un livre de paie, toutes les informations des bulletins de paie sont regroupées dans un unique document. 

Faut-il obligatoirement tenir un livre de paie ? 

Le livre de paie était obligatoire jusqu’en 1998. 

Depuis 1998, les employeurs doivent simplement conserver un double des bulletins de paie de chaque salarié pendant au moins 5 ans (ou une autre durée en fonction de la convention collective), ce qui leur facilite grandement la tâche. 

Il n’est donc plus nécessaire de prendre le temps de tenir le livre de paie et de le mettre à jour. 

Toutefois, si cela vous aide dans la gestion de votre entreprise, vous pouvez parfaitement continuer à tenir un livre de paie, à condition de vous soumettre à l’exigence de conserver un double de tous vos bulletins de paie. 

Le livre de paie n’étant plus obligatoire depuis plus de 20 ans, nous n’avons pas d’exemple de livre de paie fiable à vous fournir. Cependant, vous pouvez retenir que le livre de paie prend généralement la forme d’un document Excel. 

💡 Bon à savoir : lorsqu’il était obligatoire de tenir ce livre, le gestionnaire de paie était généralement la personne qui s’en chargeait. Si vous souhaitez toujours élaborer un livre de paie, vous pouvez alors confier cette mission à la personne chargée de la paie dans votre entreprise. 

Il faut également savoir que certains logiciels de paie vous permettent encore d’éditer facilement votre livre de paie ainsi que votre registre de paie. C’est notamment le cas du logiciel de paie élaboré par PayFit.