Comment et pourquoi établir une attestation de présence ?

Tout au long de la vie de votre entreprise, une bonne gestion du personnel est essentielle à son bon fonctionnement. 

Dans ce sens, vous pouvez être amené à établir différentes attestations pour chacun de vos salariés, c’est notamment le cas de l’attestation de présence. 

L’attestation de présence atteste de la présence du salarié sur son lieu de travail, c’est-à-dire des heures de présence du salarié au bureau. 

Cette attestation également appelée attestation de présence employeur est éditée à la demande du salarié, et vous devez obligatoirement la lui fournir. 

En tant qu’employeur, un salarié vous demande une attestation de présence, et vous vous demandez les différentes modalités pour l’établir, ses utilités et comment la réaliser ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une attestation de présence employeur ? 

Pour de nombreuses raisons, un salarié peut vous demander de lui remettre une attestation de présence au travail. 

Contrairement à l’attestation de travail employeur qui est libre, l’attestation de présence est obligatoire si le salarié vous la demande. 

Une attestation de présence est un document rédigé par vos soins, en qualité d’employeur, pour attester que l’un de vos salariés est bien présent aux heures de travail sur son lieu de travail, à savoir au sein de votre entreprise. 

⚠️ Attention : il ne faut pas confondre certificat de présence, certificat de travail et attestation d'emploi : 

• certificat de présence : document qui atteste que le salarié est présent sur son lieu de travail ; 

• attestation d'emploi : document qui atteste que le salarié est bien employé par l’entreprise ;

• certificat de travail : document obligatoire à remettre au salarié lorsque son contrat de travail prend fin. 

💡 Bon à savoir : il n’est pas possible d’établir une attestation de présence pour un stage. L’attestation de présence s’adresse uniquement aux salariés de votre entreprise.

L’attestation de présence pour une formation n’est pas la même chose, elle permet elle d’attester qu’un salarié a bien suivi une formation. 

Quelles sont les utilités d'une attestation de présence ?

En tant qu’employeur, l’attestation de présence d’un salarié n’a aucune utilité pour vous. 

En revanche, l’attestation de présence pour un salarié lui permet de justifier de sa situation professionnelle ainsi que de ses heures de présence au travail. 

Les finalités pour lesquelles votre salarié vous demande une attestation de présence peuvent être nombreuses. 

En effet, votre salarié peut vous demander de rédiger une attestation de présence pour prouver qu’il est actuellement en poste à l’occasion des démarches suivantes  : 

• réaliser une démarche administrative ; 

• demander un poste en intérim ; 

• servir de preuve judiciaire ; 

• accomplir une démarche bancaire comme un prêt ; 

• etc.

Comment rédiger une attestation de présence ? 

Pour commencer, c’est à votre salarié de vous demander une attestation de présence. 

L’attestation de présence se présente sous la forme d’une lettre simple dans laquelle vous faites une déclaration sur l’honneur pour attester de la présence d’un de vos salariés sur le lieu de travail. 

Le contenu de cette attestation de présence n’est pas réglementé par loi. Toutefois, comme dans tous les documents obligatoires en entreprise, certaines mentions doivent figurer : 

• le terme “attestation de présence employeur” ;

• l’identité de l’employeur (dénomination sociale, adresse du siège social, numéro de Siret, etc.) ; 

• l’identité du salarié (nom, prénom, coordonnées, etc.) ; 

• le poste du salarié ; 

• la date d’embauche et l’ancienneté du salarié dans votre entreprise ; 

• les dates de présence du salarié dans votre entreprise ; 

• les heures de présence du salarié sur le lieu de travail ; 

• la date et le lieu de rédaction de l’attestation de présence ; 

• votre signature ou celle du représentant légal de votre entreprise. 

Une fois que cette attestation de présence est rédigée et signée, vous devez la transmettre à votre salarié soit en main propre soit par LRAR. 

Vous pouvez vous inspirer de modèles d’attestation de présence pour rédiger votre document. 

Quel est le délai de validité pour une attestation de présence ?

Le délai de validité d’une attestation de présence n’est soumis à aucune disposition légale. 

La validité d’une attestation de présence varie. 

En effet, tant que les informations inscrites sur l’attestation de présence sont exactes, ce document est valide. 

Toutefois, il est possible que votre salarié réitère plusieurs fois sa demande d’attestation de présence car pour toutes les démarches administratives, les documents doivent dater de moins de 3 mois. 

Quel est le risque en cas de fausse déclaration ? 

Lors de la rédaction d’une attestation de présence, vous attestez sur l’honneur de la présence de votre salarié sur le lieu de travail. 

Il ne faut surtout pas mentionner d’informations inexactes dans cette attestation. 

En cas de fausses déclarations, vous risquez : 

• une amende de 15 000 € ; 

• 1 an d’emprisonnement. 

Il est donc fortement recommandé de vérifier la liste des personnes présentes au sein de l’entreprise avant d’établir une attestation de présence pour un salarié.