Quand et comment changer de prestataire de paie ?

Vous vous demandez sûrement si vous devez ou non changer de prestataire de gestion de la paie. L'objectif : repartir sur 2024 avec un fonctionnement optimisé.

Chez PayFit, nous sommes conscients que changer de prestataire de paie n'est pas une réflexion anodine, car il s'agit d'un point central et sensible en entreprise.

C'est pour cette raison que nous avons décidé de revenir sur deux points principaux : quand et comment changer de prestataire de paie ?

Quels sont les différentes solutions de gestion de la paie ?

3 solutions de gestion de paie s'offrent à vous :

• faire appel à un expert-comptable ;

• avoir son propre logiciel avec gestionnaire de paie en interne ;

• opter pour la semi-externalisation via un logiciel automatisé.

Comment choisir son prestataire de paie ? Tout dépend de votre structure.

Si vous faites confiance à un gestionnaire de paie, il s'occupera de l'ensemble des missions liées à la paie, mais il devra s'occuper lui-même de la veille juridique, des déclarations sociales, etc.

Si vous ne pouvez pas vous permettre d'embaucher, vous pouvez externaliser la gestion de la paie en passant par un expert-comptable. Gardez en tête que vous ajouterez alors un intermédiaire dans votre gestion et serez dépendant de sa réactivité.

Vous pouvez opter pour une solution entre les deux : le logiciel de paie. Vous aurez ainsi la main sur la gestion de la paie, mais n'aurez pas à gérer les paramétrages du logiciel de paie qui sont bien souvent chronophages, ni à assurer la veille juridique, deux tâches prises en charge par un logiciel de paie automatisé.

Après avoir étudié toutes les solutions et en les croisant avec vos propres objectifs, vous pourrez alors envisager de changer de prestataire de paie.

Quand changer de prestataire de paie ?

La gestion de la paie ayant lieu tous les mois, à quel point faut-il anticiper un changement ?

Vous pouvez entamer les démarches quand vous le souhaitez : si vous changez en cours de mois, votre nouveau prestataire s'occupera de générer votre paie à la fin du mois, après avoir bien configuré vos données avec les éléments que vous aurez fournis.

Combien de temps dure la transition entre deux prestataires de paie ?

Tout dépend de la rapidité de votre nouveau prestataire pour reprendre votre historique de paie et paramétrer votre compte. Chez PayFit par exemple, une fois que vous avez fourni les documents requis, une dizaine de jours est nécessaire pour paramétrer votre compte. La 1ère paie pourra ensuite être générée.

Est-ce que ce processus est le même pour tous les prestataires de paie ?

Ce serait bien sûr l'idéal !

Malheureusement, certains prestataires de paie ont des processus de reprise d'historique plus longs que d'autres. Les documents demandés peuvent également varier et le niveau d'implication que l'on vous demande plus ou moins grand. Ce sont des éléments importants à avoir en tête au moment du changement, n'hésitez pas à demander des précisions à ces sujets.

Changement de prestataire de paie : quels documents fournir à mon nouveau prestataire de paie ?

S'il ne s'agit pas de votre première paie, il faudra passer par un processus de reprise d'historique.

Vous devrez pour cela fournir certains documents essentiels :

• les 12 ou 24 dernières DSN (déclarations sociales nominatives) ;

• les bulletins de paie de vos salariés des 12 derniers mois ;

• les exports d'état des charges et cotisations des 2 derniers mois ;

• les provisions de congés payés ;

• les informations de vos employés non présents en DSN (RIB, email, etc.).

Tous ces éléments devront vous être reprécisés par votre prestataire en amont de la signature du nouveau contrat.

Changer de prestataire de paie : est-ce le bon moment ?

Vous vous demandez encore si vous devez changer de prestataire de paie ?

Voici les 10 exigences à garder en tête lorsque vous interrogez la pertinence de votre solution actuelle :

• fiabilité ;

• évolutivité ;

• automatisation ;

• simplicité ;

• fonctionnalités SIRH ;

• rapidité et robustesse technique ;

• export de données ;

• aspect "SAAS" ;

• accompagnement spécifique ;

• sécurité des données.

Si l'un de ces points vous semble manquant, c'est qu'il est temps de réfléchir à une autre solution.