Quelles sont les règles relatives à la gratification de stage ?

L'accueil d’un stagiaire en entreprise est différent de celui réservé au reste du personnel salarié. Un stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise : il n’est pas concerné par le paiement du salaire. Cependant, s’il est accueilli au-delà d’un certain temps fixé par la loi, le stagiaire a droit à une dédommagement financier qu’on appelle la gratification de stage. 

Est-elle systématiquement obligatoire ? Existe-t-il un montant minimal à assurer ? Qui fixe le taux horaire de stage payé ? Comment verser cette gratification ? Quelle incidence a-t-elle sur la paie du stagiaire ? PayFit vous explique.

La gratification du stage est-elle obligatoire ?

Un employeur doit verser une gratification de stage obligatoirement lorsqu'il recrute un stagiaire pour une durée supérieure à 2 mois (non nécessairement consécutifs), soit :

• l'équivalent de 44 jours (sur une base de 7 heures par jour), ou ;

• à partir de la 309ème heure au cours de l'année d'enseignement (scolaire ou universitaire).

Si la durée de stage est inférieure à 2 mois, la gratification de stage est facultative. Ainsi, un stage d’1 mois n’ouvre pas droit obligatoirement à gratification, contrairement à un stage de 3 mois.

Cette gratification est due dès le premier jour de stage et non à partir du seuil des 2 mois de stage : ces deux premiers mois doivent alors être rémunérés.

💡 Bon à savoir : pour certains établissements d’enseignement agricole, la gratification n’est obligatoire que pour les stages d’une durée supérieure à 3 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement.

Pour calculer le montant de cette gratification, il est nécessaire de compter le nombre d’heures de présence effective du stagiaire dans l’entreprise. 

Comment décompter le temps de présence du stagiaire ?

Dans l’hypothèse d’un stage gratifié, le calcul de la durée effective du stage en heures est nécessaire pour fixer le montant de la gratification. Ainsi :

• 1 mois = 22 jours, consécutifs ou non ;

• 7 heures (consécutives ou non) = 1 jour.

Le taux horaire de la gratification doit obligatoirement figurer dans la convention de stage. 

💡 Bon à savoir : les jours d’absence du stagiaire (pour congé ou autres) ne sont pas compris dans le calcul de la gratification de stage, car elle est calculée en fonction du nombre d'heures de présence effective du stagiaire. 

Cependant, l’entreprise peut prévoir de rajouter des congés payés qu’il accorde au stagiaire, ainsi que prendre en compte les absences autorisées dans le calcul de la durée de stage. 

Gratification : quel minimum légal en stage ?

En principe, le montant de la gratification est librement fixé par l'employeur. Cependant, il doit être supérieur ou égal à un montant de gratification légale de stage fixé pour l’année. 

Le Code de l’éducation fixe la gratification pour un stage de 2 mois minimum à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (PASS), qui est égal à 29 € en 2024. 

Le minimum légal de gratification de stage en 2023 s'élève donc à 4,35 € par heure de stage (29 € × 15 % = 4,35).  

Si le plafond est revalorisé pendant la période de stage, il faut prévoir dans la convention de stage d’augmenter la gratification du stagiaire.

💡 Bon à savoir : la gratification de stage ne constitue pas une rémunération ! Par exemple, pour un stage de 6 mois, une rémunération ne sera pas prévue. Par contre, une gratification de stage sera obligatoire. 

Il convient de noter qu’un montant plus favorable de gratification peut être fixé par convention collective, de branche ou accord professionnel étendu. Certains montants conventionnels peuvent dépendre du niveau d’études des stagiaires, ou encore de l’effectif salarié de l’entreprise. Par ailleurs, il est d’usage dans certaines entreprises de verser des primes de fin de stage. 

Pour se conformer au bon montant, il est donc nécessaire de consulter la ou les conventions applicables.

⚠️ Attention : les sommes versées dépassant 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, sont traitées comme une rémunération et donc soumises à cotisations sociales. Ainsi :

• gratification  =  4,35 € / h : totalement exonérée de charges sociales ;

• gratification > 4,35 € / h : soumise à cotisations et contributions sociales pour la fraction excédant les 4,35 € / h.

Le montant de la gratification de stage en brut et net ne sera pas le même uniquement si le minimum légal prévu est dépassé (à cause des charges sociales des stagiaires). 

💡 Bon à savoir : le dépassement du seuil de franchise de 15 % s'apprécie sur la durée totale du stage, et non pour chaque mois pris séparément. Il s’applique également si l’organisme décide de verser une gratification alors qu’il n’y est pas obligé (pour stage < 2 mois, les congés payés, etc.). 

Quelles sont les modalités de versement de la gratification de stage ?

Concernant la date de versement du salaire, il convient de noter que les stagiaires doivent être mensualisés. La gratification de stage n’attend donc pas la fin du stage : elle est versée à la fin de chaque mois. 

L’employeur dispose d’un choix pour le calcul du montant de la gratification versée, il peut :

• prendre en compte les heures effectués sur le mois par le stagiaire (chaque montant sera différent) ;

• lisser le montant de la gratification en fonction du nombre d’heures totales effectuées au cours du stage (le même montant sera donc versé chaque mois). 

Le choix retenu devra figurer sur la convention de stage - on entends parfois parler de contrat de stage.

⚠️ Attention : si un stage est interrompu, l’employeur devra effectuer une régularisation ou un ajustement du montant de la gratification en fonction du nombre d’heures réellement effectuées. 

💡 Bon à savoir : vous pouvez utiliser un simulateur de gratification de votre stagiaire. Il vous permettra de calculer :

• le montant du salaire minimum de stage due mensuellement ;

• le montant total de la gratification due pour toute la durée du stage ;

• le montant mensuel à verser en cas de lissage de la gratification sur la totalité de la durée du stage.

Gratification de stage et paie : quelles obligations ?

Il est commun d’entendre parler à tort d’indemnité de stage ou encore de rémunération de stage. Ces termes peuvent induire en erreur puisque la gratification de stage ne constitue pas un salaire ni une indemnité, et bénéficie logiquement d’un traitement social particulier.

La délivrance d'un bulletin de paie au stagiaire est nécessaire s’il perçoit une gratification de stage. Cette remise aura lieu à la fin de chaque mois, simultanément au versement de la gratification.

Le statut de stagiaire diffère de celui de salarié. En conséquence, les mentions obligatoires de la fiche de paie et le contenu de la fiche de paie d'un stagiaire présentent plusieurs spécificités :

• exclusion de certaines cotisations : retraite complémentaire, assurance chômage, contribution aux organisations syndicales, prévoyance ;

• exclusion des taux réduits : assurance maladie, allocations familiales ;

• mention du montant de la partie exonérée de la gratification de stage.

De plus, à la fin de chaque exercice comptable, il sera obligatoire de procéder à la comptabilisation de la gratification stagiaire.