Comment gérer les chèques-vacances dans une entreprise ?

Vous avez probablement déjà entendu parler des chèques-vacances. Peut-être les avez-vous même déjà utilisés.

Gérés par l'ANCV (Agence Nationale pour les Chèques-Vacances), ils ont pour objectifs de favoriser le départ en vacances et de réduire les inégalités par rapport à l'accès aux loisirs.

Retour sur les caractéristiques principales des chèques-vacances pour y voir plus clair !

Qu'est-ce que sont les chèques-vacances ?

Les chèques-vacances sont des titres de paiement nominatif qui ont pour but de financer des dépenses liées aux vacances ou à des activités culturelles et de loisirs.

Ils se présentent sous la forme d'un carnet de chèques en coupures de 10, 20, 25 et 50 € ou de chèques dématérialisés en coupures de 60 € utilisables exclusivement sur Internet.

Qui peut bénéficier des chèques-vacances ?

Tous les salariés, du secteur privé ou de la fonction publique, peuvent bénéficier des chèques-vacances s'ils sont disponibles dans leur entreprise. Il s'agit d'un avantage en nature que l'employeur a la possibilité d'accorder aux employés, de la même façon que les chèques cadeaux.

Comment sont attribués les chèques-vacances ?

Les chèques-vacances peuvent être attribués de 3 façons différentes.

1 - Attribution par le comité social et économique (CSE)

Il s'agit de la méthode d'attribution la plus simple et la plus avantageuse. Les chèques-vacances peuvent dans ce cas s'intégrer dans les activités sociale du CSE ou du CE et être attribués aux salariés en fonction de critères non liés à des objectifs professionnels liés au contrat de travail.Dans ce cas, l'acquisition des chèques-vacances est totalement exonérée de cotisations et de contributions sociales.

2 - Attribution par l'employeur en présence d'un CSE

Il arrive également que l'attribution des chèques-vacances soit de l'initiative de l'employeur, alors qu'il y a bien un CE ou un CSE gérant les activités sociales et culturelles au sein de l'entreprise. Dans ce cas, la contribution de l'employeur (que l'on définira plus en détail plus loin) sera soumise à toutes les cotisations sociales, contributions et taxes sur les salaires.

3 - Attribution par l'employeur en l'absence d'un CSE (entreprise de moins de 50 salariés)

La situation est plus complexe ici. L'exonération des cotisations sociales est possible sous réserve du respect de plusieurs conditions cumulatives :

• avoir moins de 50 salariés (titulaires d'un contrat de travail) ;

• ne pas avoir de CSE/CE gérant les activités sociales et culturelles ;

• ne pas relever d'un organisme paritaire de gestion d'une ou de plusieurs activités sociales.

De plus, la contribution de l'employeur doit :

• faire l'objet d'un accord collectif (de branche, d'interentreprises ou d'entreprise) ;

• être modulée et adaptée selon les niveaux de rémunération ;

• ne pas remplacer un élément de salaire passé ou à venir.

Quel est le montant maximal de la participation de l'employeur aux chèques-vacances ?

On doit distinguer deux plafonds distincts :

• le plafond global annuel ;

• le plafond par titre.

Le plafond global annuel

La contribution annuelle globale de l'employeur ne peut être supérieure à la moitié du SMIC mensuel en vigueur au 1er janvier de l'année en cours multiplié par le nombre de salariés de l'entreprise (qu'ils soient ou non bénéficiaires de chèques vacances).

L'effectif et le montant du SMIC pris en compte sont ceux fixés pour l'année en cours.

Exemple : le calcul pour définir le plafond global annuel dans une entreprise de 10 salariés correspond à :

• SMIC brut mensuel au 1er janvier 2024 : 11,65 € brut x 151,67 h = 1 766,95 € ;

• plafond de la contribution annuelle globale : (1 766,95 x 10) / 2 = 8 834,75 €.

Le plafond par titre

La participation de l'employeur est plafonnée selon le montant du salaire des salariés.

• Pour les salariés dont le salaire des 3 derniers mois est inférieur au montant du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS = 3 864 € au 1er janvier 2024), la participation de l'employeur est plafonnée à 80 % de la valeur libératoire des chèques-vacances, c'est-à-dire la valeur totale des chèques-vacances attribués, 

• Pour les rémunérations supérieures au PMSS, le plafond de la participation de l'employeur par titre est de 50 %. 

💡 Bon à savoir : ces pourcentages sont majorés de 5% par enfant à charge et de 10% par enfant handicapé, dans la limite de 15 %. Si l'un des plafonds est dépassé, la fraction de la participation patronale supérieure à ce plafond est soumise aux cotisations sociales.

Et sur PayFit ?

Bonne nouvelle, il est désormais possible d'activer l'attribution de chèques-vacances directement sur PayFit en tant qu'éléments de rémunération. L'objectif de cette nouvelle fonctionnalité est de donner la possibilité aux salariés de bénéficier de chèques-vacances, en précisant à chaque fois :

• le mode d'attribution choisi ;

• le montant des chèques-vacances attribué individuellement à chacun des employés ;

• la part payée par le salarié et celle payée par l'employeur ou le CSE ;

• le mode de financement de la part salarialeLes données peuvent être importées en masse afin de vous faciliter la vie.

PayFit calcule également le taux maximal de participation de l'employeur selon les conditions vues plus haut afin que tout soit en règle.

Retrouvez les chèques vacances sur votre interface PayFit, dans "Eléments de rémunération" et "Autres".

Par ailleurs, n'hésitez pas à consulter notre article sur les variables de paie pour en savoir plus sur la manière de les gérer.