Comment procéder à la fermeture estivale d’une entreprise ?

Pendant la période estivale, une entreprise peut décider soit d’établir un planning de congés des salariés dans le but d’effectuer un roulement et de garder l’entreprise ouverte ou bien décider de fermer totalement son entreprise pendant une certaine période. 

Dans le cas où l’employeur décide de fermer son entreprise pendant la période estivale, il est primordial de l’anticiper et de veiller à certaines formalités légales. 

Quelles sont les formalités à respecter lors de la fermeture estivale de l’entreprise ? Comment annoncer une fermeture estivale de l’entreprise ? Quel est l’impact sur les congés payés des salariés ? PayFit vous éclaire. 

Quelles sont les formalités à respecter lors de la fermeture estivale de l’entreprise ? 

Consultation des représentants du personnel 

La fermeture pour congés d’été d’une entreprise oblige l’ensemble des salariés à prendre leurs congés payés pendant cette période de fermeture. 

Dans un premier temps, l’employeur doit consulter le Comité social et économique (CSE) de l’entreprise sur la fermeture estivale de l'entreprise.

Une convention collective ou un accord collectif peut imposer la fermeture pour congés d’été de l’entreprise à une date déterminée. C’est cet accord qui déterminera les règles applicables et les formalités à respecter dans le cadre de la fermeture de l’entreprise. 

À défaut d’accord, l’employeur peut prendre une décision unilatérale afin de fermer l’entreprise. Dans ce cas, il n’aura pas besoin de l’accord des salariés mais devra tout de même respecter les obligations légales, présentées ci-dessous. 

Délai de prévenance à respecter 

L’employeur a pour obligation de respecter un délai de prévenance avant la fermeture de l’entreprise.

En effet, la période de prise de congés payés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant la fermeture. 

De plus, la date de fermeture de l’entreprise devra être communiquée aux salariés au moins 1 mois avant. Par conséquent, l’ordre des départs en congés devra également être communiqué 1 mois avant. 

Durée de fermeture à respecter 

La fermeture annuelle d’une entreprise ne peut, en principe, pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs c’est-à-dire 4 semaines. 

De plus, les salariés doivent bénéficier d’au moins 12 jours consécutifs de congés payés pendant la période estivale. Dans le cas d’un fractionnement des congés payés, il n’est pas nécessaire de recueillir l’accord des salariés. 

Si l’employeur décide de fermer l’entreprise plus de 30 jours ouvrables, celui-ci devra alors verser à ses salariés une indemnité pour chaque jours ouvrables de fermeture excédant cette durée.

Comment annoncer une fermeture estivale de l’entreprise ? 

Outre les formalités légales à respecter, il sera également important d’annoncer la fermeture de l’entreprise aux clients notamment dans le cadre d’un commerce. 

Pour annoncer la fermeture d’un magasin aux client, il existe plusieurs moyens : 

• imprimer une affiche annonçant la fermeture annuelle du commerce ;

• envoyer un message d’information par SMS ou mail ;

• faire un post sur les réseaux sociaux ou le site internet ;

• enregistrer un message d’absence sur le répondeur ;

• mettre à jour la fiche Google My Business. 

L’affiche de fermeture pour vacances reste un des moyens les plus efficaces pour prévenir les clients. Il est possible de retrouver plusieurs modèles gratuits d’affiche de fermeture pour vacances sur internet.

Quel est l’impact sur les congés payés des salariés ?

Lors de la fermeture estivale d’une entreprise, plusieurs cas de figure peuvent se présenter par rapport à la prise de congés des salariés. 

Si les salariés ont acquis suffisamment de jours de congés par rapport aux jours de fermeture de l’entreprise, dans ce cas, il n’y aura pas d’impact sur leur jours de congés. Les salariés bénéficieront de leur indemnité de congés payés. 

En revanche, si des salariés n’ont pas acquis suffisamment de jours de congés payés, ils ne seront pas indemnisés, sauf si la durée de fermeture excède 30 jours ouvrables. 

Pour compenser le manque de jours de congés payés, l’employeur peut proposer aux salariés de poser des congés par anticipation ou des RTT ou bien de prendre un congé sans solde et demander une aide financière auprès de Pôle Emploi. Dans ces deux cas, l’employeur ne pourra pas le lui imposer. 

💡 Bon à savoir : dans le cas où un salarié serait en période d’essai au moment de la fermeture, sa durée sera prolongée d’une durée équivalente à celle de la fermeture.