Comment faire le calcul des absences en paie ?

Un salarié absent est un salarié qui n’est pas présent à son lieu de travail durant ses horaires de travail. Son absence a des incidences sur l’élaboration de son bulletin de salaire.

Avant de faire une fiche de paie, il est donc nécessaire de comprendre les calculs des absences en paie.

Qu’est-ce qu’une absence ? Comment calculer les absences en paie ? Comment calculer l’absence pour congés payés ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce qu’une absence ?

Il existe deux types d’absence : les absences justifiées et les absences injustifiées.

Les différents motifs sont notamment : 

• un congé (congés payés, congés sans solde) ;

• un événement familial (mariage, décès, etc.) ;

• une maladie (arrêt maladie, accident du travail) ;

• des RTT ;

• etc.

💡 Bon à savoir : les absences du salarié doivent figurer sur son bulletin de paie, y compris lorsqu'il s'agit d'une déduction pour entrée/sortie.

Comment calculer les absences en paie ? 

Incidence des absences sur le salaire

Dans le processus de paie, le calcul des absences est une étape importante.

Elles peuvent avoir, en effet, des incidences sur le calcul du salaire du salarié absent. 

Le salaire peut être ainsi :

• maintenu de manière totale : l’employeur continue de verser au salarié la totalité de son salaire pendant les jours d’absence ;

• maintien de manière partielle : l’employeur exerce une retenue ou une déduction sur le salaire de manière proportionnelle au temps d’absence ;

• non maintenu : le salarié ne perçoit pas son salaire.

💡 Bon à savoir : pour connaître le régime applicable, il convient de vous référer à votre convention collective ou à la loi.

Calcul de la retenue sur salaire

Certaines absences font l’objet d’une retenue ou d’une déduction faite sur le salaire de base. 

La méthode de calcul à privilégier, selon les juges, est celle reposant sur l’horaire réel de travail. Elle se base sur le calcul des heures d'absence sur une fiche de paie.

Il y a plusieurs étapes à suivre.

➡️ Étape 1 : Calcul du taux horaire d’absence

Pour calculer le taux horaire d’absence, il convient d’effectuer le calcul suivant : 

salaire de base mensuel / nombre d’heures réelles pour le mois concerné

Le nombre d’heures réelles s’obtient en multipliant le nombre de jours ouvrés dans un mois avec le nombre d’heures mensuelles.

➡️ Étape  2 : Calcul du montant de la retenue sur salaire

La retenue sur salaire est égale à :

taux horaire d’absence pour le mois concerné x nombre d’heures d’absence dans le mois  

Exemple : pour un salarié ayant un salaire de base égal à 1 900 €, travaillant 7 heures par jour et ayant eu 3 heures d’absence durant le mois de mars.

• taux horaire d’absence = 1 900 € / (23 jours x 7 heures) = 11,80 €

• retenue sur salaire = 11,80 € x 3 heures  = 35,5 €

La retenue sur salaire est donc égale à 35,5 €.

Tel est donc le calcul de la retenue pour absence. En cas de congés payés et heures supplémentaires, les calculs diffèrent.

Comment calculer l’absence pour congés payés ?

Le calcul des absences pour congés payés repose sur des règles différentes des absences classiques.

Nombre de jours de congés payés

Les congés payés sont une période durant laquelle le salarié est autorisé à cesser de travailler et qui est prise en charge par l’employeur.

Pour effectuer le calcul des absences pour congés payés, il faut savoir que la durée des congés payés est de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, soit 5 semaines sur la période de référence.

💡 Bon à savoir : les jours ouvrables n’incluent ni le jour de repos hebdomadaire, ni les jours fériés non travaillés au sein de l’entreprise.

Période de référence 

Le calcul de l’absence en cas de congés payés s’opère sur une période de référence.

En général, cette période commence le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.

Elle peut néanmoins changer en fonction de la convention collective applicable dans l’entreprise ou de l’accord collectif.

Calculer l’indemnité de congés payés

Le bulletin de paie d’un salarié en congés payés doit indiquer les dates exactes du congé et le montant de l’indemnité de congés payés.

Il y a deux méthodes de calcul de l’indemnité de congés payés. La méthode à appliquer est celle qui est la plus avantageuse pour le salarié.

• la méthode du maintien de salaire : (salaire mensuel normalement perçu dans le mois x nombre d’heures non travaillées) / heures normalement travaillées dans le mois ;

• la méthode du dixième : ((salaire sur la période de référence / 10) / nombre de jours ouvrés dans le mois) x nombre de jours ouvrés de congés.

Exemple

Un salarié perçoit un salaire brut égal à 2 500 € par mois. Son temps de travail par semaine est égal à 7 heures par jour. Il veut poser 5 jours ouvrés de congés au mois de mars 2022 qui contient 23 jours ouvrés. 

➡️ Selon la méthode du maintien de salaire

Données : 

nombre d’heures non travaillées : 7 heures x 5 jours ouvrés = 35 heures

nombre d’heures normalement travaillées dans le mois : 7 heures x 25 jours ouvrés = 175 heures

Dalcul :

indemnité pour une semaine de congés payés : ( 2500 € x 35) / 175 = 500 €

➡️ Selon la méthode du 10ème

Données :

salaire sur la période de référence = 2 500 € x 12 mois = 30 000 €

nombre de jours ouvrés au mois de mars : 23 jours 

nombre de jours ouvrés de congés : 5 jours

Calcul : 

indemnité pour une semaine de congés payés : ((30 000 €/10) / 23 jours ouvrés) x 5 jours de congés = 652,18 €

➡️ La méthode la plus favorable au salarié est la méthode 10ème. L’indemnité de congés payés à retenir est donc égale à 652,18 €.