Comment lire les congés sur une fiche de paie ?

Dès lors qu’il entre dans une entreprise, chaque salarié a droit à un certain nombre de jours de congé par an. L’employeur doit alors faire figurer les congés payés sur la fiche de paie sous la forme d’un compteur. De plus, cette même fiche de paie présente quelques particularités lorsque le salarié est véritablement en congé.

Comprendre un bulletin de salaire n’étant pas toujours évident, nous faisons le point sur les rubriques propres aux congés payés afin de faciliter votre lecture : fonctionnement et calcul des congés payés, compteur et rubrique à insérer sur la fiche de paie.

À quoi correspondent les congés payés ?

Dès lors qu’un salarié intègre votre entreprise, celui-ci obtient le droit à des congés payés. Il s’agit d’une période durant laquelle son contrat de travail est suspendu en ce qu’il ne travaille pas, tout en bénéficiant du maintien de sa rémunération.

En tant qu’employeur, vous devez chaque année informer vos salariés de l’ouverture prochaine de la période de prise de congé et ce, 2 mois avant celle-ci. L’ordre de départ en congé doit quant à lui être communiqué 1 mois avant le départ de chacun.

💡 Bon à savoir : pour choisir l’ordre des départs, vous devez tenir compte du poste, de l’ancienneté et de la situation familiale de vos salariés. A titre d’exemple, les salariés pacsés ou mariés de votre entreprise ont la possibilité de bénéficier d’un congé payé simultané (art. L. 3141-14, code du travail).

Bien que l’ordre de départ en congé de vos salariés soit libre, il est en principe nécessaire qu’elle ait lieu entre le 1er mai et le 31 octobre, ce qui correspond à la période d’été.

Le salarié a parfaitement la possibilité de demander des congés payés par anticipation. En revanche, vous restez libre de lui accorder ou non. À l'inverse, vous ne pouvez pas lui imposer de prendre des congés anticipés.

Il est essentiel pour vos salariés de solder leurs congés payés au plus tard le 31 mai de l’année suivant la période de référence. À défaut, ces congés sont en effet perdus, à moins d’obtenir un report si celui-ci est envisageable.

Comment est réalisé le calcul des congés payés ?

Chaque fois que les salariés de votre entreprise réalisent un mois de travail effectif, ils obtiennent un congé d’une durée de 2,5 jours ouvrables. Sur la période de référence, c’est-à-dire celle où le salarié est en activité, cela équivaut à 5 semaines de congés payés.

💡 Bon à savoir : ce droit s’acquiert sans prise en compte du type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.), des modalités (temps plein ou partiel) ou encore, de l’ancienneté.

La période de référence utilisée pour déterminer les congés payés s’étend en principe du 1er juin au 31 mai qui suit, ce qui correspond ainsi à 12 mois de travail effectif. Dans certains secteurs, celle-ci varie.

Exemple : du 1er avril au 31 mars dans le domaine du bâtiment.

Les jours de repos, les arrêts pour maladie ou les accidents de travail ainsi que les congés de maternité, paternit é ou adoption ne sont pas déductibles du congé annuel. En effet, ils sont considérés comme des périodes de travail effectif.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre fiche expliquant comment calculer les congés payés. 

Quelles sont les étapes pour lire les congés payés sur une fiche de paie ?

Faire figurer les congés payés sur la fiche de paie est obligatoire. Pour ce faire, vous devez insérer en bas de celle-ci un tableau ainsi composé :

S’agissant de la lecture, la première ligne correspond aux congés de l’année N-1, c’est-à-dire, la période de référence précédente.

💡 Bon à savoir : le congé N-1 doit ainsi être soldé avant la fin de la période en cours.

Quant à la seconde, il s’agit de la période de congés payés en cours. Elle expose les congés en cours d’acquisition ainsi que le nombre de jours que le salarié peut prendre en avance.

Vous avez ainsi l’obligation d’insérer ce compteur de congés payés sur le bulletin de paie car il s’agit d’une des nombreuses mentions obligatoires d’un bulletin de paie. Cela permet à vos salariés de connaître les jours dont ils disposent.,

Si le compteur de congés payés est à 0 sur le bulletin de paie, le salarié peut s’absenter mais il s’agira d’un congé sans solde. C’est-à-dire, sans indemnité de congé.

💡 Bon à savoir : lors du départ de l’entreprise, le salarié n’ayant pas eu la possibilité de prendre tous ses congés bénéficie d’une indemnité compensatrice de congés payés.

Quelle fiche de paie pour un salarié en congés payés ?

Lorsque vos salariés sont absents, la fiche de paie s’en trouve modifiée. En effet, vous devez insérer une rubrique portant sur les congés payés, en dessous du salaire de base.

Ces trois lignes supplémentaires permettent ainsi à vos salariés de s’assurer que la période d’absence correspond bien à la réalité, de savoir la méthode qui a été utilisée pour déterminer l’indemnité de congés payés et enfin, de découvrir son montant. 

💡 Bon à savoir : en cas de doute, vous pouvez utiliser notre modèle de bulletin de paie en congés payés.