Comment fonctionne l’attestation sur l’honneur de note de frais ?

La note de frais permet au salarié de demander le remboursement de frais professionnels. 

La demande de remboursement de la note de frais doit être accompagnée d’un justificatif de paiement. 

Toutefois, en cas d’impossibilité de fournir un justificatif, il est possible de faire une déclaration sur l’honneur de la note de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Dans quels cas peut-on faire une attestation sur l’honneur de note de frais ? Comment faire une attestation sur l’honneur de note de frais ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais d’entreprise est un document par lequel le salarié ou le dirigeant d’entreprise peut demander le remboursement d’une dépense professionnelle. 

Il est possible de faire une demande de remboursement de la note de frais pour les :

• frais de repas ; 

• frais de déplacement et frais kilométriques ; 

• frais de logement ;

• frais de matériel.

💡 Bon à savoir : si vous ne savez pas comment faire une note de frais, vous pouvez trouver facilement sur internet un modèle de note de frais.

Dans quels cas peut-on faire une attestation sur l’honneur de note de frais ?

Une attestation sur l’honneur est un document permettant de certifier l’exactitude des informations énoncées par votre salarié. 

En principe, pour demander le remboursement d’une dépense engagée, il faut produire un justificatif de note de frais.

De manière exceptionnelle, le salarié ou le dirigeant qui ne dispose pas de justificatifs de paiement peut faire une attestation sur l’honneur pour une note de frais perdue.

Il est possible de faire une attestation sur l’honneur de note de frais par exemple en cas de 

• perte ou vol ; 

• dysfonctionnement de matériel de la boutique ou du restaurant (dans ce cas, il est éventuellement possible de demander une note rédigée à la main).

Par ailleurs, il est possible de joindre une copie du relevé bancaire prouvant la dépense. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre du remboursement de la note de frais, l’attestation sur l’honneur constitue une preuve de paiement permettant d’éviter un redressement de l’Urssaf.

Comment rédiger une attestation sur l’honneur de note de frais ? 

En cas de note de frais sans facture, vous devez imposer à votre salarié le respect d’un certain formalisme pour la rédaction de l’attestation sur l’honneur.

L’attestation sur l’honneur comme justificatif de note de frais doit contenir certaines informations obligatoires telles que :

• l’identité du salarié ;

• la date et lieu de la dépense ;

• le montant de la dépense ;

• le motif de la dépense.

Afin que l’attestation sur l’honneur de la note de frais sans facture soit acceptée, il est recommandé de joindre à celle-ci une copie du relevé bancaire justifiant la dépense. 

Voici un modèle d’attestation sur l’honneur de note de frais :

ATTESTATION SUR L’HONNEUR 

Je soussigné(e) [NOM ET PRÉNOM],  

né(e) le [DATE DE NAISSANCE], 

demeurant [ADRESSE], 

occupant le poste de [NOM DU POSTE], 

atteste sur l’honneur, avoir effectué une dépense [DATE, NATURE ET MONTANT DE LA DÉPENSE] pour le compte de l’entreprise.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

[DATE ET LIEU]

[SIGNATURE]