En quoi consiste le flex office ?

Les salariés ne souhaitent aujourd’hui plus seulement occuper un emploi pour subvenir à leurs besoins mais veulent également travailler dans un environnement de travail serein et agréable. La qualité de vie au travail est désormais devenue un enjeu majeur pour les employeurs, c’est pourquoi de plus en plus d’entreprises mettent en place le flex office pour y contribuer. 

Qu’est-ce que le flex office ? À quoi sert le flex office ? Comment mettre en place le flex office ? PayFit vous explique. 

Quelle est la définition du flex office ? 

Le flex office correspond au fait d’avoir un bureau flexible, c’est-à-dire de ne pas attribuer un bureau ou un poste de travail précis à un salarié. Cela peut donc passer par le fait d’avoir un open space dans les locaux de l’entreprise mais également par la mise en place du télétravail. 

Cependant, instaurer une politique de flex office veut également dire que le salarié peut travailler d’un autre endroit qu’un bureau dans la mesure où l’entreprise met en place d’autres espaces de travail. Il peut s’agir notamment d’espaces : 

• collaboratifs ; 

• privatifs ; 

• créatifs ; 

• détente ; 

• connectés. 

L’enjeu de ce mode d’organisation du travail et des locaux est donc de créer des espaces agréables à vivre et atypiques afin de contribuer au bien être au travail des salariés. 

Pourquoi mettre en place le flex office ? 

La mise en place du flex office en entreprise présente de nombreux avantages pour l’entreprise comme pour les salariés. 

Pour les salariés, le flex office contribue à : 

• casser la routine : le fait pour le salarié de pouvoir changer d’espace de travail au sein des locaux et de varier d’ambiance permet de rendre le travail moins monotone ; 

• réduire le temps de trajet : dans le cas du télétravail, le salarié peut économiser le temps de trajet qu’il ne fait pas et le consacrer à des tâches plus importantes ;

• apporter du confort : le salarié peut travailler dans un endroit qu’il trouve plus agréable, confortable et adapté à la mission à laquelle il se consacre ; 

• améliorer la qualité de vie au travail : le fait d’avoir plusieurs espaces de travail augmente la satisfaction du salarié et réduit son stress ;

• avoir un bon climat social en entreprise : des salariés épanouis au travail favorisent une ambiance positive ;

• augmenter la productivité : le salarié est plus créatif et son travail est plus efficace ; 

• fidéliser les salariés : un environnement de travail optimal permet de diminuer l’absentéisme et le turnover. 

Pour l’employeur, la mise en place de flex office permet notamment : 

• de réduire les coûts liés à la location des locaux : lorsque le flex office s’accompagne du télétravail, l’employeur peut éviter de louer certains locaux qui sont inutilisés ; 

• d’avoir une meilleure productivité de l’entreprise : les salariés sont efficaces puisqu’ils se sentent mieux dans des locaux plus adaptés, ce qui se ressent sur les résultats de l’entreprise ;

• de diminuer les coûts dus au recrutement : l’absentéisme, le turnover et le recrutement qui en découle sont des frais supplémentaires qui peuvent être évités par un bon environnement de travail et des locaux agréables ; 

• de faciliter le management : le bureau flex office permet une meilleure collaboration par une communication optimisée dans des espaces adaptés. 

Comment mettre en place le flex office ? 

Mettre en place le flex office ne doit pas avoir pour seul objectif de réduire les coûts, mais d’abord de prendre en considération les besoins des salariés. La mise en œuvre d’une telle organisation du travail dépend des effectifs de l’entreprise mais également des moyens financiers. 

L’entreprise peut, par exemple, commencer par mettre en place le télétravail, en adoptant une charte de télétravail. Cette flexibilisation du travail a un coût moins important que la réorganisation de locaux. 

Lorsque l’entreprise dispose de moyens plus importants, elle peut réaménager les locaux en prévoyant des espaces communs avec des canapés, des espaces clos pour les salariés en réunion, seuls ou à plusieurs, un espace café, etc. 

💡Bon à savoir : la mise en place du travail hybride ou du travail nomade est également un moyen de favoriser le flex office au sein de l'entreprise !