Comment réaliser un planning horaire de travail ?

La planification des horaires de travail des salariés est un véritable enjeu pour l’entreprise. L’employeur doit correctement répartir les heures de travail des salariés au regard des besoins de l’entreprise.

Afin d’organiser le temps de travail des salariés, l’un des outils le plus courant est le planning des horaires de travail. 

Comment fonctionne un planning des horaires de travail ? Quelles sont les obligations d’affichage de l’horaire de travail ? Comment faire un planning des horaires sur Excel ? PayFit vous explique.

Est-on obligé d’afficher l’horaire de travail ?

Le planning horaire de travail est un outil de gestion du personnel, qui permet à l’employeur d’organiser le temps de travail des salariés. Il est également un support permettant de communiquer aux salariés leurs horaires de travail.

En effet, l’employeur doit afficher dans l’entreprise, l’horaire collectif de travail. 

L’affichage de l’horaire doit indiquer : 

• les heures de travail, c’est-à-dire les heures de début et de fin de la journée de travail ;

• les heures et les durées de repos. 

Il n’existe pas de forme obligatoire d’affichage de l’horaire de travail. L’employeur est donc libre de choisir le format qui correspond le mieux à son entreprise. 

Par exemple, il est possible d’utiliser un agenda de travail, un tableau d'organisation ou un planning horaire de travail. 

L’essentiel pour l’employeur est de respecter les règles d'affichage. 

Toutefois, pour respecter l’obligation d'affichage de l’horaire de travail, le planning de travail doit être : 

• daté et signé par l'employeur ou, par la personne à laquelle il a délégué ses pouvoirs à cet effet ;

• affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s'applique.

⚠️ Attention : si les salariés travaillent à l'extérieur, le planning doit être affiché dans l'établissement auquel ils sont rattachés.

Dans le cas où, les salariés sont soumis à un dispositif d'aménagement du temps de travail, l'affichage doit indiquer :

• le nombre de semaines que comporte la période de référence ;

• l'horaire de travail et la répartition de la durée du travail, pour chaque semaine.

💡 Bon à savoir : toute modification des horaires de travail doit faire l’objet d’un affichage avant son application. Enfin, l’employeur doit transmettre à l'inspecteur du travail un double de cet horaire collectif et des rectifications qui y sont apportées.

Quels sont les différents types de planning horaire ? 

Il existe différents types de planning horaire de travail. 

Le planning horaire à la semaine ou planning horaire de travail hebdomadaire. Ce type de planning permet d'organiser les heures de travail des salariés sur une semaine, c’est-à-dire du lundi au dimanche. Grâce à un planning sur la semaine, il est plus simple pour l’employeur de contrôler le respect des durées maximales hebdomadaires de travail. 

Le planning horaire mensuel permet de retenir une organisation mensuelle du temps de travail. En pratique, le planning mensuel est un outil qui peut faciliter le calcul de la rémunération du salarié. 

Le planning horaire journalier offre à l'employeur la possibilité de répartir le travail des salariés sur une journée complète. 

Chaque type de planning horaire de travail peut présenter des avantages pour l'employeur. Ainsi, avant de choisir le planning horaire pour son entreprise, pensez à prendre le temps de déterminer quels sont vos besoins.  

Comment faire un planning horaire de travail ? 

Pour organiser le temps de travail des salariés, l'employeur peut utiliser un modèle de planning gratuit disponible sur internet. Le principal inconvénient de ce type de planning est que les fonctionnalités sont très limitées, ce qui empêche l’employeur d’adapter les plannings horaires de travail aux besoins de l’entreprise. 

Peut-on utiliser une feuille de calcul excel pour le planning horaire ? Oui, il est possible de créer un planning d’heures de travail sous excel. 

Des outils existent pour aider l’employeur à créer des planning horaire de travail, tels que les logiciels RH ou les logiciels de planning. 

Ce type de logiciel peut notamment permettre aux employeurs de : 

• suivre le temps de travail des salariés ;

• calculer les heures supplémentaires ;

• déterminer les temps de repos ;

• générer facilement des plannings de travail ;

• respecter les durées légales de travail.

En résumé, que le planning horaire de travail soit gratuit ou payant, il est important qu’il réponde aux besoins de l’entreprise. Un bon planning horaire de travail permet d'éviter les erreurs.

Afin de vous aider au mieux dans la réalisation de votre planning horaire de travail, PayFit vous propose un modèle excel de planning.