¿Cómo te puede ayudar la reunión 1 a 1?

En el mundo dinámico y evolutivo de los entornos laborales, la comunicación efectiva se erige como el cimiento sobre el cual se construyen relaciones sólidas y se alcanzan objetivos ambiciosos.

En este contexto, la reunión uno a uno emerge como una herramienta esencial para fomentar la comprensión, la colaboración y el crecimiento personal dentro de equipos y organizaciones. Estas sesiones individualizadas trascienden la superficialidad de las comunicaciones generales y brindan un espacio exclusivo para la conexión profunda entre líderes y colaboradores.

¿Qué es un 1:1? ¿Cómo realizar una reunión 1 a 1? ¿En qué consisten las sesiones 1 a 1? Por ello, este artículo va dirigido a empresarios y departamentos de RRHH para que sepan cómo se estructuran las sesiones 1 a 1. 

¿Qué es un 1:1?

Las reuniones one to one consisten en un encuentro breve entre un miembro de un equipo y de su supervisor directo, con el propósito de identificar desafíos, corregir errores o abordar necesidades, así como aumentar la eficiencia o infundir nuevas ideas en un proyecto.

Existen diversas circunstancias en las que puede resultar ventajosa una reunión de este tipo. Por ejemplo, cuando un empleado está enfrentando dificultades personales que impactan en su desempeño laboral, o cuando un miembro del equipo posee una idea para potenciar las ventas de un producto o servicio, pero se siente reticente a presentarla en un contexto público. 

En conclusión y en vista de la inminente adopción de un modelo laboral híbrido en el futuro, donde estamos combinando teletrabajo y trabajo presencial en la oficina, las reuniones one to one pueden desempeñar un papel crucial al mejorar la comunicación y asegurar el logro de los objetivos en cada proyecto.

¿Cómo realizar una reunión 1 a 1?

Este tipo de reuniones, a diferencia de la evaluación de desempeño, permiten entrar en detalle en esos puntos de bloqueo que existen en cada una de las tareas y poder hablar de planes de acción que pueden desatascar estos puntos.

Por lo tanto, una vez hemos escogido la reunión 1:1 como la más adecuada entre todos los tipos de reuniones laborales, pasamos a la planificación de la reunión con el empleado. En definitiva y para realizar una reunión uno a uno efectiva requiere planificación, empatía y una comunicación abierta. Aquí te dejamos con una mini guía para llevar a cabo una reunión uno a uno exitosa:

1️⃣ Genera un entorno seguro y confortable. Fomenta una atmósfera de confianza mutua y un espacio privado donde puedan interactuar.

2️⃣ Estipula una duración breve y frecuencia definida. Evita que las reuniones se prolonguen excesivamente; más bien, opta por un intervalo de tiempo de alrededor de 15 a 20 minutos. Asimismo, establece una frecuencia regular (semanal, mensual) para abordar cuestiones a medida que surjan.

3️⃣ Practica la escucha activa. Recuerda que el propósito de estas reuniones es comprender los inconvenientes o requerimientos del empleado para brindar asistencia. Por ende, es fundamental emplear la escucha activa, formular preguntas y hablar de manera limitada.

4️⃣ Prepara la reunión. Es esencial que te familiarices con las tareas y función del colaborador, y que planifiques las interrogantes que deseas plantear para ofrecer apoyo. Puedes indagar acerca de su experiencia en el trabajo, si consideraría algún cambio, o si posee sugerencias, entre otros temas.

5️⃣ Define las responsabilidades de cada parte. Al finalizar la reunión, tanto tú como el colaborador habrán acordado llevar a cabo tareas específicas. Para asegurar una comprensión precisa, registra por escrito estas tareas en un correo electrónico u otro medio. Y, por supuesto, es crucial cumplir con los compromisos establecidos.

A continuación, te explicaremos en qué consisten las sesiones 1 a 1 y además, te enseñaremos a estructurarlas.

¿En qué consisten las sesiones 1 a 1?

Como ya hemos comentado anteriormente, las sesiones 1 a 1 son encuentros individuales y privados entre un líder o supervisor y un miembro del equipo. Básicamente, estas reuniones están diseñadas para facilitar la comunicación abierta, la retroalimentación constructiva y la colaboración efectiva. En el siguiente apartado, te dejamos con la estructura de una reunión 1 a 1. 

¿Cuál es la estructura de una reunión 1 a 1?

La estructura de una reunión uno a uno puede variar según las preferencias y necesidades de las personas involucradas, pero generalmente sigue un formato que permite una comunicación efectiva y un enfoque en los temas clave. Aquí, te dejamos con una estructura básica que puedes seguir: 

1️⃣ Conversación inicial: Dedica unos minutos para una conversación informal. Pregunta cómo está el empleado, cómo ha sido su semana y si hay algún tema personal o profesional que quiera compartir.

2️⃣ Discusión de temas actuales: Aborda los temas principales que deseas discutir en esta reunión. Esto podría incluir logros recientes, desafíos enfrentados, objetivos alcanzados o problemas que necesitan resolverse.

3️⃣ Retroalimentación: La reunión de retroalimentación one on one proporciona feedback específico y constructivo sobre el desempeño del empleado. Es decir, es imprescindible reconocer sus logros y brindarle sugerencias para mejorar en áreas que necesiten atención.

4️⃣ Objetivos y metas: Discute los objetivos y metas del empleado. Asegúrate de que estén alineados con los objetivos del equipo y de la organización. Establece plazos claros y expectativas realistas.

5️⃣ Recapitulación y cierre: Resumen de los puntos clave discutidos durante la reunión. Confirma los acuerdos y las tareas asignadas. Agradece al empleado por su tiempo y participación.

6️⃣ Seguimiento y próxima reunión: Si es necesario, acuerda una fecha y hora para la próxima reunión, siempre respetando la flexibilidad horaria. Haz un seguimiento de las acciones acordadas y asegúrate de qué tus empleados cumplan con los compromisos pactados.

Esta estructura proporciona un marco sólido para una reunión uno a uno productiva y enfocada.  A medida que te familiarices con las necesidades y dinámicas de tu equipo, podrás ajustar esta estructura para que se adapte mejor a tus objetivos y a la cultura de tu empresa.

¿Cómo hacer el seguimiento después de la reunión 1 a 1?

El seguimiento después de una reunión uno a uno es crucial para garantizar que los acuerdos y las acciones definidas durante la reunión se lleven a cabo de manera efectiva. Es decir, no se trata de tener una reunión 1:1 a la semana y luego dejar al empleado sin ayuda o apoyo el resto del tiempo.

Por lo tanto, como líder puedes:

📲 Enviarle mensajes instantáneos durante la semana para saber si todo va bien y si necesita ayuda o consejo.

📞 Estar disponible para llamadas no programadas si tienen preguntas de última hora. 

Posteriormente, también van a haber otro tipo de reuniones que van a permitir hablar otras cosas con más detalle. Hemos mencionado la evaluación de desempeño pero también existen las reuniones de revisión de salario.

¿Cuáles son las preguntas esenciales para hacer en las reuniones 1 a 1?

A continuación te dejamos un recopilatorio de preguntas que puedes hacer en las reuniones 1 a 1 y que ayudan a mejorar la gestión de personas. No obstante, las separaremos en diferentes bloques:

Por un lado, en el caso de que tus empleados trabajen presencialmente, puedes realizarle las siguientes preguntas: 

🔴 Fundamentales

• ¿Cuáles son tus temas para la semana?

• ¿Cuáles son tus prioridades? 

• ¿Cómo calificarías tu carga de trabajo en este momento?

• ¿Puedo ayudarte con un proyecto determinado?

• ¿Cómo te sientes ahora? / ¿Te sientes realizado? 

• ¿Tu equilibrio entre el trabajo, la vida privada y la vida privada es satisfactorio?

🟡 Puntuales, una vez al mes o trimestre

• ¿Cómo puedo mejorar como manager? 

• ¿Está satisfecho con nuestra comunicación? 

• ¿Tiene alguna sugerencia para nuestros encuentros semanales? 

• ¿Necesitas otros recursos? 

• ¿Necesitas ayuda externa?  

Y por otro, si la mayoría de tus empleados siguen con el teletrabajo puedes realizar las siguientes. No obstante, evita reunir a tus empleados que trabajan desde casa trimestralmente; con ellos puedes intentar reunirte cada dos semanas, por ejemplo. 

🏡 Relacionado con la conciliación casa- trabajo

• ¿Cómo te sientes trabajando desde casa? 

• ¿Tienes un equilibrio trabajo-vida satisfactorio? 

• ¿Mantienes una relación con tus compañeros? 

🏢 Relacionado con el trabajo 

• ¿Estás enfrentando nuevos retos que no surgían en el trabajo presencial? 

• ¿Se ven afectados ciertos aspectos de su trabajo o ciertos proyectos al trabajar en remoto? Si es así, ¿cuáles?

• ¿Tienes el equipo necesario para trabajar de forma eficaz desde casa?

• ¿Me encuentras accesible para satisfacer tus necesidades? 

• ¿La comunicación le resulta satisfactoria? Con los compañeros del equipo, yo, el resto de la empresa, etc.

• ¿Está satisfecho con nuestras interacciones, preferiría más reuniones, comunicaciones escritas? 

• ¿Hay algo que pueda hacer para facilitar el trabajo de forma remota? 

Los departamentos de RRHH son los encargados de establecer estos procesos como una tarea a realizar por los jefes de los departamentos. Esta reunión no solo permite conocer mejor el día a día de los miembros de nuestro equipo, también permite retener el talento.

En definitiva, una buena gestión de recursos humanos es esencial para que los responsables de este departamento puedan usar su tiempo para centrarse en tareas que realmente aportan valor añadido, como puede ser la estructuración de este tipo de reuniones, trabajar en la cultura de empresa, en los tipos de salario que se ofrecen a la plantilla, entre otros.

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