¿Cómo redactar un mensaje de rechazo a candidatos de un proceso de selección?

Cuando una empresa abre una posición, generalmente recibe múltiples solicitudes de empleo de profesionales con diferentes perfiles. Aunque la empresa realice un proceso de criba curricular, entrevistas o pruebas de selección, es común que algunos candidatos no sean seleccionados.

Las cartas de rechazo desempeñan un papel fundamental en el proceso de selección de las empresas, ya que notifican a los candidatos no seleccionados que no serán considerados para la vacante anunciada.

En este artículo, encontrarás información acerca de los elementos esenciales que deben estar presentes en las cartas de rechazo, consejos para mantener un tono amable al redactarlas. Desde PayFit, expertos en RRHH, animamos a todos los headhunters, talent recruiters y seleccionadores de personal, que redacten y envíen a los candidatos rechazados una carta personalizada informando del estado finalizado de su candidatura, tarea clave de la gestión de personas.

¿Qué significa una carta de rechazo?

Una carta de rechazo constituye un comunicado profesional dirigido a un aspirante que ha presentado su solicitud para un puesto en una empresa, pero que finalmente no ha sido elegido para la posición.

A través de esta carta, se notifica al candidato que su proceso de selección no continuará. El mensaje puede ser transmitido de manera personal y a través de diversos medios, como el correo postal, el correo electrónico u otros canales similares.

Es fundamental que la empresa se cerciore de proporcionar un mensaje que sea claro, cortés y profesional, con el fin de que el candidato pueda interpretar la experiencia de manera más positiva posible.

¿Por qué redactar una carta de rechazo de un candidato?

Esto ayuda a la persona rechazada a conocer la decisión y también a detectar sus posibles puntos de mejora de cara a próximas entrevistas.

Cómo recruiter, hay que darle la misma importancia a todos los pasos del proceso de selección, desde hacer el anuncio de trabajo, hasta la contratación o descarte del candidato. Por eso es importante compartir tu percepción como recruiter de la entrevista con el candidato, pero recuerda siempre dar feedback constructivo y de una manera amable. Es decir, buscar trabajo puede convertirse en un proceso emocionalmente agotador para los candidatos. Básicamente, no comunicar la decisión no deja en buen lugar ni al reclutador ni a la empresa.

¿Qué ventajas tiene enviar la carta de rechazo?

Como ya hemos dicho anteriormente, enviar una carta de rechazo no es nada fácil. Sin embargo, si hay ciertas ventajas para el Departamento de Recursos Humanos tales como:

• La posibilidad de conservar a los candidatos rechazados en tu base de datos para referencias futuras.

• Conservar una imagen cortés y amable de la empresa de alguna manera mejora su employer branding.

• Así mismo, valorar el tiempo y el bienestar de los candidatos es un punto extra para la empresa.

• Además, los procesos de selección y la contratación mejora la reputación de la empresa.

• Fortalecer el vínculo con el candidato que ha sido rechazado. Es decir, en un futuro puede sentirse cómodo para solicitar otro puesto dentro la empresa.

• Cuidar de tus candidatos que, a su vez, pueden ser actuales o futuros clientes.

¿Cómo redactar una carta de rechazo de un candidato?

A continuación te enseñaremos paso a paso una carta de rechazo a un candidato. Por norma general, las cartas de rechazo de candidatos constan de las siguientes partes:

1. Saludo y datos del candidato rechazado

2. Cuerpo del mensaje con la decisión que se ha tomado.

3. Despedida

El punto 1 y 3 son bastante sencillos, pero la información importante está en el cuerpo del mensaje. Sin embargo, el punto 2 en relación a la comunicación de la decisión es importante. Por ello, podríamos incluir la siguiente información:

• La decisión: En este apartado es importante que comuniques al postulante que no ha sido escogido para el puesto que, en un momento, aplicó.

• Los motivos que justifican dicha decisión: Así mismo, es importante que hagas un breve comentario sobre por qué no ha sido escogido. Sé amable, conciso y claro. Normalmente suele deberse a la aparición de un candidato cuyo perfil se adapta mejor al puesto. Si no contaba con la experiencia suficiente para la posición, puedes comunicarlo también, pero siempre siendo amable. 

• La incorporación del Curriculum Vitae a la base de datos de la empresa: Coméntale que os guardáis su perfil para futuras vacantes, y que lo llamaréis en caso de que encaje. De hecho esta es una muy buena oportunidad para hacer crecer la base de datos de la empresa y ampliar los contactos. ¡Puede que en un futuro haya una posible sinergia!

✍️ Un tip de nuestras recruiters en PayFit: Prepara una plantilla para enviar a los candidatos que descartas.

Es importante que sea personalizable, a nadie le gusta que le hablen como un “robot”. Incluye su nombre, la posición a la que se ha inscrito, algún dato que haya comentado en la entrevista. Incluso puedes elaborar un pequeño feedback de porqué se ha tomado esa decisión.

A continuación, te dejamos con una plantilla para que puedas inspirarte y adaptarla a tu empresa. 

Esperamos que nuestro artículo te haya servido para saber cómo decir que no a un candidato porque sabemos que no es fácil. Por ello, te deseamos mucha suerte y recuerda siempre agradecerles su tiempo.

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