Qué es el onboarding y cuál es su proceso

¿Estás listo para dar la bienvenida a tus nuevos empleados? Tras la firma del contrato de trabajo, es hora de preparar el proceso de onboarding.

Es esencial que los departamentos de los RRHH establezcan lo que se conoce como “Onboarding Process” para garantizar la buena integración de los nuevos empleados con el resto del equipo.

¿Qué es el onboarding? ¿Cómo es el proceso de onboarding? ¿Qué es el onboarding digital? ¿Qué ventajas tiene el onboarding digital? PayFit te lo explica.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es una práctica de RRHH que busca acelerar la incorporación de los nuevos empleados en la empresa. Está centrado en la orientación de los nuevos trabajadores a fin de ayudarles a adaptarse y adentrarnos al 100% a la cultura empresarial y a sus tareas del día a día, así como a las herramientas que se usan internamente. 

Analicemos en detalle el concepto de onboarding. La traducción de esta palabra significa “A bordo” lo que invita a subirse al barco (la empresa) para empezar una nueva aventura profesional. El onboarding en significado, surgió en los años 80. Pero es ahora, en la actualidad, cuando empieza a tener más fuerza dentro de las organizaciones.

De esta manera, a través de una experiencia de incorporación exitosa y acogedora impulsada por el departamento de RRHH, se logra una mejor satisfacción de los trabajadores desde el primer día.

 ¿Cómo es el proceso de onboarding? 

Tradicionalmente, el proceso de onboarding duraba pocos días y muchas veces solo se realizaba “para cumplir”.

La realidad de hoy en día es otra y es que el conocido como onboarding process se ha convertido en una herramienta esencial si las empresas quieren que los posibles trabajadores perciban la empresa como un lugar agradable para trabajar.

No existe un proceso determinado, éste va a depender del tipo de organización, de la posición del trabajo del nuevo empleado y también del equipo de trabajo al que se une.

Sin embargo, hay que tener en cuenta algunos aspectos si queremos que el proceso de onboarding se desarrolle satisfactoriamente:

1. Establecer un Plan de Onboarding: marcar cuál es la misión del proceso, la duración, los objetivos y los agentes involucrados, siempre en línea con la cultura de empresa y las necesidades específicas de cada posición.

2. Determinar el Kit de Bienvenida. La mayoría de los onboardings incluyen un kit de bienvenida que va desde un desayuno de bienvenida hasta la configuración del ordenador, los accesos y el merchandising de la empresa.

3. Elaborar diferentes sesiones informativas para que pueda conocer al resto del equipo.

4. Realizar formaciones específicas de su trabajo pero también sobre las reglas de oro en algunos ámbitos generales de la empresa como puede ser la política de trabajo.

5. Crear una biblioteca de recursos accesible en todo momento. Para el nuevo trabajador será necesario empaparse bien de toda la información de la empresa, de los proyectos realizados y de las funciones y prioridades de otros departamentos. Tener almacenada la documentación interna en un sitio le ayudará muchísimo a aprender sobre la empresa.

6. Puedes asignarle un buddy. diccionario del management y hace referencia a aquél trabajador que de manera voluntaria mentorizará a los nuevos empleados en cuestiones laborales y/o personales que tengan relación con la empresa.

7. Llevar a cabo el seguimiento del empleado es conveniente para conocer cuáles son sus sensaciones y expectativas para saber si le falta algo o necesita cualquier cosa. Las reuniones frecuentes pueden ser un buen instrumento.

¿Qué es el onboarding digital?

Es cierto que antes, las bienvenidas de nuevos empleados se realizaban con los trabajadores con un contrato de trabajo indefinido. Sin embargo, muchas empresas se han dado cuenta de que la satisfacción de los empleados es una prioridad para mejorar la productividad. Por eso, tiene sentido realizar el onboarding para trabajadores con otros tipos de contrato de trabajo.

Como veníamos diciendo, el proceso de onboarding ha cobrado especial importancia en la actualidad. Y no solo el onboarding de nuevos empleados sino también los “user onboarding” y el onboarding de clientes. Todos ellos con un objetivo en común: mejorar la experiencia en la iniciación de una nueva actividad.

Tanta es la importancia que ha cobrado el onboarding que han surgido nuevas maneras de proceder con esta práctica, especialmente después de la pandemia, cuando todo se ha vuelto digital.

Eso es, el onboarding digital se ha convertido en una realidad para las empresas y tiene como objetivo poder dar la bienvenida a nuevos trabajadores que trabajarán a distancia (ya sean un becario o un jefe).

Las ventajas del onboarding digital

Puede parecer difícil gestionar a tu equipo desde casa y seguir con los procesos de selección para la caza de los grandes talentos. Aun así, es buen momento para poder establecer relaciones más sinceras con los candidatos y poder cuidar a tu equipo de una manera creativa.

Las ventajas principales del onboarding digital son:

• Reducción de costes (desplazamientos, dieta...)

• Ahorro de tiempo

• Actualización ágil de los contenidos online

• Personalización del proceso de onboarding

• Remoto (más flexibilidad para empresa y trabajador)

• Ecológico (menos residuos al ser todo digital)

En definitiva, la planificación resulta ser clave para que un “Digital Onboarding” sea exitoso.

Si los nuevos trabajadores se sienten incluidos o “a bordo del barco” , más rápido podrán contribuir a la organización y tendrán más oportunidades de superar el periodo de prueba ya que se sentirán más motivados para lograr sus objetivos.

Cada vez más, los departamentos de RRHH sienten la necesidad de automatizar tareas mecánicas, como es la gestión de nóminas, para poder dedicar tiempo a esas tareas de mayor valor, como puede ser un buen proceso de onboarding para nuevos empleados.

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