Para qué sirve y cómo hacer una nota de gastos

En el mundo laboral es muy común que escuches la palabra “nota de gastos”, en inglés conocida como “note of expenses”. Este documento es imprescindible para llevar al día los gastos de la empresa y sus trabajadores y es necesario para tener un control sobre cuales son los gastos más relevantes y recurrentes en una empresa. 

¿Qué es una nota de gastos? ¿Para qué sirve una nota de gastos? ¿Cómo hacer una nota de gastos? En el artículo de hoy te contamos todos los detalles sobre la nota de gastos.

Además, puedes descargarte gratis el modelo de nota de gastos y adaptarlo a tu empresa.

¿Qué es una nota de gastos?

Como bien dice el nombre, una nota de gastos según definición, es un documento en el cual los trabajadores comunican a la empresa los gastos realizados que están relacionados con el desempeño de su trabajo. 

Estos gastos pueden estar relacionados con dietas, comidas, viajes de empresa o regalos a clientes entre otros, por lo que el empleado puede solicitar su reembolso. Por otra parte, a la hora de rellenar una nota de gastos es necesario saber que debemos tener una factura del gasto en cuestión. 

Este documento puede ser un tanto físico como digital, y es necesario para tener una prueba válida que justifique el gasto, la cuantía, el día y el tipo de gasto. Una factura sirve para evitar fraudes y poder tener todos los gastos controlados. 

¿Para qué sirve una nota de gastos?

La razón principal para realizar una nota de gastos está relacionada con el control de gastos en una empresa. Una nota de gastos es necesaria para llevar al día y controlar los gastos de la empresa por parte de los empleados para saber cuales debemos asumir y cuáles no. 

A la hora de realizar una nota de gastos es necesario incluir ciertos conceptos en esta para que el gasto quede reflejado en el documento. Estos datos pueden ser: 

• Fecha: Es necesario que salga reflejada la fecha en la cual se realizó el gasto para poder incluirlo en la nómina del trabajador.

• Tipo de gasto: Este aspecto sirve para demostrar en qué se ha gastado el dinero para luego poder justificar que es un gasto que la empresa necesita cubrir. Estos gastos pueden ser dietas, transporte, comidas, regalos a clientes, etc. 

• Cuantía: Por último pero no menos importante es importante especificar la cuantía del gasto que hemos realizado.

¿Cómo hacer una nota de gastos?

A la hora de realizar este documento, puedes utilizar una nota de gastos en plantilla de excel como método tradicional para realizar la nota de gastos. Si quieres saber cómo realizar una  plantilla de nota de gastos con modelo te lo contamos a continuación.

• El responsable eres tú. A la hora de saber cómo realizar un excel de gastos el responsable de que esté bien es el empleado. Este tiene que cumplimentar todos los gastos de forma adecuada y precisa para que no haya fallos en los datos de la nota. También es necesario tener la factura de estos gastos para comprobar la validez de estos. 

• Ten en cuenta las políticas de la empresa. Con esto nos referimos a que es necesario saber qué gastos cubre la empresa y cuáles no. El empleado debe preguntar a un superior para tener conocimiento de qué gastos son los que cubre la empresa y cuáles se quedan fuera de la nota de gastos para poder hacer una nota o cuenta de gastos de forma correcta. 

• No debe faltar ningún dato. Fecha, nombre del empleado, empresa, cuenta bancaria, cuantía… El empleado debe asegurarse de tener todos los datos cumplimentados en la nota de gasto. Al mismo tiempo es recomendable que el empleado tenga las facturas a mano, esto servirá para saber como contabilizar nota de gastos.

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Como ves, realizar una nota de gastos en excel es complejo. Sin embargo deja de serlo cuando utilizas una herramienta digital como PayFit, con la cual podrás subir tus tickets de forma fácil y automática únicamente realizando una foto. Ahorrarás tiempo subiendo tus tickets de gastos de forma automática y no tendrás que almacenar tickets en papel para luego ordenarlos. 

Realizar notas de gasto ocupa tiempo y no es algo que se pueda hacer de forma automática. Hasta ahora. Con PayFit podrás tirar los tickets, olvidarte del papeleo y, en resumen, olvidarte de las notas de gasto en excel a la vez que subes los gastos de los empleados a nuestra plataforma de forma automática y recibiendo atención personalizada por parte de nuestros asesores laborales.