Comprender los conceptos de la nómina

Las nóminas, ya sean online o tradicionales, están formadas por un conjunto de conceptos que pueden dificultar su comprensión.

Para generar nóminas de manera correcta es necesario, entre otras cosas, distinguir los conceptos que no tributan en nómina y los que sí lo hacen. Lo mismo ocurre con los conceptos de nómina que cotizan a la Seguridad Social, y aquellos que no, puesto que esto impacta la gestión de nóminas y la contabilidad de una empresa. 

Por eso, entender los conceptos básicos de una nómina es clave para muchos empresarios.

¿Cuáles son los conceptos de una nómina? ¿Qué conceptos de nómina cotizan? ¿Cuáles están exentos de cotización? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre los conceptos de las nóminas.

Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Cuáles son los conceptos de una nómina?

Entender los conceptos que integran una nómina resulta útil porque nos permite conocer mejor las condiciones del salario que van a recibir nuestros trabajadores. 

A continuación, presentamos cuáles son los 4 conceptos fundamentales que te ayudarán a saber cómo interpretar una nómina.

1. Encabezado de la nómina

El encabezado es el primer concepto de la nómina, se encuentra en la parte superior de la hoja y sirve para identificar tanto a la empresa como al trabajador.

• Empresa: incluye el nombre legal o razón social de la misma el CIF (Código de Identificación Fiscal) y el código de la cuenta de la Seguridad Social. También tiene que aparecer el centro de trabajo y el periodo de liquidación correspondiente, que suele vincularse con el mes que has trabajado.

• Trabajador: con el nombre y documento de identidad, el número de la Seguridad Social, la categoría profesional que desempeña (uno de los factores más importantes ya que el salario base depende de ella) y por último, la antigüedad y el grupo de cotización al que pertenece el trabajador en cuestión.

2. Devengos

Los devengos son todos aquellos conceptos salariales que un empleado ha generado en un mes.

A estos conceptos aún no se les han aplicado deducciones. La suma de todos los devengos constituye lo que conocemos como el salario bruto del empleado. 

Cuando miramos los conceptos de la nómina solemos darnos cuenta de una división de los devengos en dos partidas diferentes : percepciones salariales y no salariales.

3. Deducciones

Las deducciones de la nómina, también se conocen como las cotizaciones por los impuestos que pagamos. Su monto se resta por tanto al salario bruto. 

Las deducciones del IRPF son las más difíciles de comprender ya que es necesario conocer información personal del trabajador para conocer la cantidad de impuestos que debe pagar el trabajador a la Agencia Tributaria.

Otras deducciones son: la Seguridad Social, los anticipos y el salario en especie.

4. Líquido a percibir

El “líquido a percibir” es uno de los conceptos más importantes de las nóminas, y el que más interesa a los trabajadores. 

De hecho, se trata de la cantidad exacta de dinero que la empresa ingresa en la cuenta bancaria del trabajador a final de mes y es lo que se conoce más comúnmente como sueldo neto.

Calcular el líquido a percibir es una operación muy sencilla pero para que cuadre, tienes que haber realizado correctamente los cálculos anteriores, especialmente si se ha dado el caso de una baja laboral en la nómina de algún trabajador.

En todas las nóminas existe un apartado al final que contiene las bases de cotización y los conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. 

Además, las nóminas también constan de una firma y la fecha de emisión del documento.

¿Qué conceptos de nómina cotizan?

Para hacer una nómina sin errores hay que entender cómo se calcula la cotización de los conceptos de una nómina.

Para calcular el importe que se paga a la Seguridad Social hay que tener en cuenta las variaciones según el contrato de cada trabajador. Para algunos, no influye ni el convenio ni el sector. En cualquier caso, el total que los trabajadores pagan a la Seguridad Social suele rondar entre el 6,35% y el 6,7% del sueldo base.

Veamos a continuación qué conceptos de la nómina cotizan a la Seguridad Social y cuáles están exentos.

Conceptos de nómina que cotizan en Seguridad Social

El Real Decreto-Ley 16/2013 obliga a incluir en nómina todos los conceptos que la empresa abona a sus trabajadores en salario o en especie, incluidos los suplidos (dietas, kilometraje, etc).

Independientemente de que los conceptos estén sujetos a cotización y/o tributación, todos ellos sin excepción deben figurar en nómina.

A partir de la entrada en vigor de este RD, el 22 de diciembre de 2013 se declaran cotizables conceptos que hasta ese momento habían estado exentos en las mismas cuantías que se señalan a efectos tributarios.

Por ejemplo, desde este nuevo decreto, cotizan íntegramente (salvo excepciones en las que no entramos en detalle):

• La totalidad del importe abonado a los trabajadores por pluses de transporte y distancia (antes solamente era el exceso del 20% del IPREM y cuando se mencionaba en convenio colectivo);

• Mejoras de las prestaciones de Seguridad Social –salvo las correspondientes a la incapacidad temporal–;

• Asignaciones asistenciales –salvo las correspondientes a gastos de estudios de trabajadores o asimilados, cuando vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características del puesto de trabajo–;

• La totalidad de los gastos normales de manutención y estancia generados en el mismo municipio del lugar del trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia;

• Gastos de locomoción en transporte público: solamente estarán excluidos de cotizar cuando se justifique con factura o documento equivalente.

Conceptos de nóminas exentos de cotización

En grandes líneas, no se computarán en la base de cotización:

• Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente ;

• Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas ;

• Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados, suspensiones y despidos, hasta la cuantía máxima prevista en norma;

• Las prestaciones de la Seguridad Social, las mejoras de las prestaciones por incapacidad temporal concedidas por las empresas y las asignaciones destinadas por éstas para satisfacer gastos de estudios dirigidos a la actualización, capacitación o reciclaje del personal a su servicio, cuando tales estudios vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo;

• Las horas extraordinarias, salvo para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social el Ministerio de Empleo y Seguridad Social podrá establecer el cómputo de las horas extraordinarias, ya sea con carácter general, ya sea por sectores laborales en los que la prolongación de la jornada sea característica de su actividad.

En resumen, cualquier cantidad que perciba el trabajador debe estar reflejada :

• sean o no conceptos salariales en la nómina;

• la pague él directamente o la abone la Empresa.

Cotizarán y/o tributarán en nómina, los conceptos e importes que establecen las normas de aplicación. 

En nuestro artículo de cómo hacer una nómina, entramos en detalle de las Bases de cotización, de Seguridad Social y IRPF. Además si no quieres tener problemas en el cómputo correcto de los conceptos que aparecen en la nómina, te recomendamos utilizar un programa para hacer nóminas como el que ofrece PayFit.

¿Quieres información más detallada? Consulta nuestras funcionalidades o solicita una demostración gratuita para conocer en profundidad los servicios de PayFit para tu empresa.