Travail en mode projet : quels sont les 10 bénéfices ?

Depuis plusieurs années déjà, de nouveaux modes de travail émergent. Le contexte actuel exacerbe ces tendances : il convient pour les entreprises de repenser leurs processus pour fluidifier la communication, optimiser l’organisation entre les collaborateurs et valoriser leurs compétences clés.

Le mode projet a vu le jour dans les startups du numérique. Cette méthode rassemble des métiers différents autour de la réalisation d’un projet transverse et délimité dans le temps. Elle mise sur une organisation cadrée et un chef de projet focalisé sur l’engagement et la fiabilité de son équipe. Cette pratique s’est démocratisée ces dernières années pour séduire un large panel d’entreprises et de collaborateurs.

Aujourd’hui plus que jamais, l’importance du manager comme facilitateur est soulignée pour faire face à l’émergence d’incertitudes et de nouveaux modes de travail.

Zoom sur une tendance montante.

Qu'est-ce que le mode projet ?

"Alors qu’ils sont essentiels pour le succès de l’entreprise, les managers ne savent plus aujourd’hui ce que l’on attend d’eux et ont l’impression d’être à la croisée de toutes les contraintes. Il est temps de repenser leur rôle. C’est justement ce que nous observons dans les entreprises qui passent à l’agile".

Vinciane Beauchene - Directrice associée au Boston Consulting Group et auteure d’une étude conjointe avec Ipsos, publiée en septembre 2019

Travailler en mode projet implique de faire collaborer des personnes issues de différents services sur un projet unique et cadré dans le temps. Cette approche transversale permet de casser les silos hiérarchiques et/ou de services pour regrouper les talents autour d’un projet. Ainsi, la répartition des tâches se fera dans le consensus : il n’y aura pas de notion de “dirigeant” mais uniquement un responsable de projet qui tiendra le rôle de facilitateur.

Le projet s’oppose à un processus en ce qu’il se déroule dans un laps de temps limité et de façon dynamique. Une fois le projet abouti, chaque membre de l’équipe peut rejoindre son poste habituel ou s’engager sur un nouveau projet.

Quels sont les 10 bénéfices clés du travail en mode projet ?

L'organisation en mode projet présente de nombreux avantages, et permet de développer les hard et soft skills de vos équipes tout en profitant à l’entreprise au sens large.

Voici les 5 bénéfices clés que vos employés pourront en tirer :

• étendre leur niveau de compétences ;

• favoriser l’adaptabilité et l’innovation ;

• développer leur sens de l’organisation ;

• développer leur esprit d’équipe ;

• se responsabiliser.

Ainsi que les 5 bénéfices clés pour les employeurs :

• profiter des synergies nées dans un environnement pluridisciplinaire ;

• avoir un nouveau regard sur les performances de chacun ;

• mettre en oeuvre des projets complexes ;

• réduire le temps et les coûts nécessaires à la réalisation d’un projet ;

• fluidifier la collaboration entre les métiers.

In fine, le mode projet est une méthode-outil qui permet non seulement de lutter contre la routine et d’innover, mais aussi d’apprendre en continu.

Le management en mode projet : une méthode qui a fait ses preuves ?

Google, Danone ou encore MinuteBuzz ont généralisé cette pratique.

"En identifiant les passions et affinités des uns et des autres, on les a en fait libérés. Chacun a pu laisser s'exprimer son talent, son énergie et sa créativité. Se limiter à une fiche de poste est devenu désuet. Et d'une organisation par pôle métiers, on est passés à l'entreprise libérée, en plus petits pôles, et surtout répartis par marque. Ça a tout changé !"

Morgan Lecouflet - COO chez MinuteBuzz

Néanmoins, le management en mode projet ne s’improvise pas du jour au lendemain. La culture de l’entreprise et des dirigeants doit évoluer : il est important de ne pas sous-estimer l’importance d’un projet de conduite du changement bien cadré. L’ensemble des équipes, des dirigeants aux collaborateurs, pourra être intégré dans le processus d’acculturation qui facilitera par la suite le déploiement de ces nouveaux dispositifs.

Pour mener à bien des projets, il est notamment important de bien choisir ses outils de travail. Trello, Notion ou Slack permettent entre autres de suivre efficacement l’avancée d’un projet, et d’identifier rapidement les potentiels blocages dans un monde du travail résolument mobile et connecté.

Au coeur du mode projet se trouve le chef de projet : la confiance et la performance de son équipe dépendent dans un premier temps de son état d’esprit. S’il n’est pas attendu de lui qu’il occupe de position managériale, il est supposé posséder un éventail de qualités fondamentales du manager moderne. Il ne croit pas en un modèle pyramidal, fait preuve d’agilité et de transparence, et connaît l’importance de fédérer et engager son équipe autour d’une vision commune.

Mode projet : comment passer à l’action ?

Le mode projet est un style innovant et très en vogue ces dernières années. Il implique cependant de comprendre les quelques règles d’or qui assureront son succès.

Étape 1 : L'état des lieux

Dans un premier temps, il s’agit de réaliser un état des lieux.

Celui-ci permettra d’identifier et de clarifier la nature du sujet pour toutes les parties prenantes, d’établir l’ensemble des attentes, des besoins et des actions à réaliser pour le mener à bien.

Pour ce faire, n’hésitez pas à avoir recours au mind mapping - un diagramme utilisé pour organiser l’information visuellement. Celui-ci pourra vous aider à cadrer le projet de façon exhaustive.

Étape 2 : Le choix des membres du projet

Ensuite, il convient d’impliquer les parties prenantes pertinentes.

Il est important à cette étape du projet de se référer à votre état des lieux. Il soulignera sans doute les compétences auxquelles il faut faire appel, ce qui vous accompagnera dans le choix de votre chef de projet et des membres de votre équipe.

Une personne aux fortes aptitudes communicationnelles et à l’esprit d’équipe fera généralement un bon chef de projet.

En vue d’obtenir le meilleur déroulé du projet possible, il est préférable :

• D'avoir vérifié la disponibilité et l’engagement de chaque membre de l’équipe.

• D’encourager une collaboration transparente et claire entre les membres, notamment en communiquant sur la fonction de chacun. 

Étape 3 : La préparation du chef de projet

Il faut également penser à éduquer le porteur du projet sur sa mission.

Le rôle du responsable est crucial, puisqu ’il est garant du déroulé des différentes étapes. Si chacun doit être responsable et autonome, il convient pour le chef de projet de s’assurer de l’avancée de celui-ci et de la qualité des actions menées. Il peut également être amené à redéfinir certaines étapes suite à des imprévus.

Étape 4 : La définition du planning

Une fois l’équipe constituée, il est temps de passer à la définition du calendrier prévisionnel.

Le projet s’inscrit par définition dans une durée limitée dans le temps. Il est donc recommandé d’établir une liste des tâches et étapes à réaliser, avant de définir des échéances pour chacune.

Si plusieurs tâches peuvent être réalisées simultanément, vous pouvez les inscrire en parallèle dans votre calendrier pour profiter de la productivité des différentes parties prenantes.

Étape 5 : L'alignement des parties prenantes

Pour un déroulé optimal du projet, il est bénéfique de faire en sorte que les différents membres de l’équipe soient alignés et parlent le même langage.

N’hésitez pas à trouver des méthodes pour fédérer votre équipe : créez par exemple des liens informels en organisant des moments d’échange à la fin des réunions, et pensez à instaurer un climat de confiance en encourageant la transparence et la communication.

Pensez aussi à travailler sur les mêmes outils, et à adopter des solutions de gestion de projet qui permettent à chacun d’être à jour.

En ces temps de crise, le télétravail implique une certaine rigueur organisationnelle. De nombreux outils permettent de collaborer efficacement, où que les collaborateurs se trouvent. Asana et Trello notamment permettent de créer des tâches et sous-tâches, de les assigner aux membres d’une équipe et de les inscrire dans le cadre d’un projet avec des dates butoirs associées.

Étape 6 : Le retour sur expérience

A l’issue du projet, les membres de l’équipe peuvent se remercier mutuellement, célébrer les accomplissements, et faire un retour sur expérience.

La fin du projet est souvent le moment le plus riche en apprentissage, et pourtant, elle est fréquemment ponctuée d’un remerciement général rapide suivi du retour au poste de chacune des parties prenantes. Il peut être enrichissant de s'accorder un moment en équipe, dédié à plusieurs actions :

• faire une pause, se retrouver de façon informelle, faire le plein d’énergie avant de s’atteler à un nouveau projet ou de retourner à ses tâches individuelles ;

• se remercier, célébrer le bon déroulé du projet et le surpassement d’obstacles éventuels ;

• faire un retour d’expérience sur ce qui s’est bien déroulé, ou ce qui a en revanche présenté des contraintes. Le but ? Grâce à des apprentissages collectifs, gagner en performance lors des prochains projets, et apprendre à se remettre en question !

Le maître-mot, la pédagogie ! Dans le cadre d’une organisation en mode projet, il est possible que vous rencontriez certaines résistances de la part des membres de l’équipe. Il est important de se rappeler que ce mode de fonctionnement n’est pas habituel pour beaucoup, et peut être source d’anxiété ou d’incompréhension pour un collaborateur qui est habitué à travailler de manière traditionnelle.

Travailler en mode projet, une pratique qui répond à des besoins très actuels

Cette méthode de travail comporte de nombreux avantages. Il faut cependant tenter dans un premier temps de ne l’appliquer qu’aux projets qui s’y prêtent, et avec des personnes volontaires pour le cadrer ou y participer.

Une fois que ce dispositif est déployé, il peut être pertinent pour l’entreprise d’en tirer des conclusions pour optimiser ses processus ou certaines pratiques managériales. Le manager moderne revêt in fine un nouveau rôle : celui d’un facilitateur, qui favorise l’échange, rythme les projets, donne du feedback et inclut ses équipes dans les décisions.

Encourageant le management participatif, la collaboration et la communication, le mode projet peut être plus que jamais envisagé en cette période où les entreprises souhaitent miser sur l’innovation pour pallier les instabilités économiques.